一、調卷：
（一）所借調（閱）之檔案，以與承辦業務有關者為限。檔案之借調，以
      一件或一卷或一案為單元。
（二）因業務需要，借調非主管業務之案件時，須會主辦單位同意（授權
      由課長級以上主管核准），並由調案人（承辦人員）及業務主辦課
      長於調案單上蓋章同意；如借調機密等級以下者，則借調單位及主
      辦單位均須由單位主管核准；如借調極機密以上等級者應經主任秘
      書核准。
（三）民眾依法申請檔案閱覽、抄錄或複製時，由總收文單一窗口收件後
      ，依申請內容交業務承辦單位受理申請，由承辦人員辦理調卷，審
      核檔案內容性質，簽奉權責長官核准或駁回，最遲應自受理之日起
      三十日內，以書面通知申請人審核結果，並統一於「閱覽室」閱覽
      、抄錄或複製檔案。
（四）依法有權調閱檔案之機關單位，借調檔案時須備函提出申請，並應
      載明法律依據、調用目的及調用期間，由業務承辦單位簽奉權責長
      官核准後，依規定辦理調卷外借，並負責稽催之責。


二、調卷手續：
（一）承辦人員依公文承辦登記簿或公文管理系統查出案件之案由（案名
      ）、年份、收發文號或檔號；確定文件已送交檔案管理單位歸檔，
      再依規定寫調案單送檔案管理單位借調。
（二）退承辦單位續辦案件，因未能以原件歸檔，須俟發文後，來文交由
      文書單位登記送交承辦人員簽收續辦；送文簽收簿送交檔案管理單
      位，賡續辦理還卷及稽催等相關作業。


三、調案單填寫事項：
（一）檔號欄：八十四年以前之公文，於公文管理系統查詢無相關資料時
      免填，由檔案管理人員借出時查填。
（二）收文號欄：填公文文號，如有併案者，應將併案相關文號一併填寫
      。
（三）來文字號欄：借調來文之案件，填來文代字及文號，並加年份。
（四）發文字號欄：借調發文之案件，填發文代字及文號，並加年份。
（五）來（受）文者欄：借調收文案件者，填來文單位名稱：借調發文案
      件者，填受文單位名稱；如為收發文案件者，可擇一填寫。
（六）案由欄：摘述案件主要之案由或案名。
（七）數量欄：由檔案管理人員填寫；如借調全案，由調案人於數量欄，
      填寫「全案總件數」。
（八）主任秘書欄：借調極機密以上等級之檔案，應陳請主任秘書核准。
（九）業務單位主管蓋章欄：借調機等級以下之檔案，須加蓋單位主管職
      名章。
（十）直屬主管課長蓋章欄：借調一般檔案，由業務直屬主管課長加蓋職
      名章。
（十一）調案人蓋章欄：加蓋調案人員職名章。
（十二）年月日具借欄：填借調日期。
（十三）借調檔案之調案單格式如附件一


四、緊急調卷：
（一）承辦人員先以電話，將所需借調檔案之「案件之案由（案名）、年
      份、收發文號」等，告知檔案管理單位檔案管理人員，並將調案單
      傳真以利核對辦理，俟調案單正本後補，即與傳真單合併歸檔。
（二）如不須借出，只須傳真文件時，填妥調案單及備註欄加註「傳真」
      兩字，並經陳核後傳真檔案管理人員據以傳送相關資料。
（三）機密檔案不得以傳真方式處理，一律依調卷手續辦理。


五、檔案管理人員審核處理注意事項：
（一）調案單如填寫錯誤，或手續不符規定者，檔案管理單位以退件處理
      ，經退還查核補正後，再行借調。
（二）將借調之檔案，應依規定使用「借出文案卷隨案紀錄」（格式如附
      件二），浮貼或彌封附卷加蓋騎縫章，依記錄各欄填寫妥當，並登
      錄「調案登記簿」（格式如附件三），送文調案人簽數始可借調。
（三）借調檔案經核符者，予以借調。如審核不實，或嚴重影響公務處理
      者，當按情節輕重簽請予以適當處分。
（四）檔案管理人員對於借調檔案依規定程序辦理未有錯誤者，使檔案妥
      適保管，列為考核優良事項之參考。


六、調案人應注意事項：
（一）收到所借檔案後，應根據借出文案卷隨案紀錄所載，逐項點收，如
      清點不符者，應即告知檔案管理單位人員查核補正。
（二）對所借檔案，應負保護與保密責任，嚴禁轉借、抄錄、拆散、影印
      、塗改、污損、抽換、宣示於他人，或增刪其內容，如有違反上項
      規定者，將簽請予以適當處分。
（三）如有特殊需要必須拆卷、影印者，應先簽會檔案管理單位同意後行
      之，惟使用後應即恢復原狀並彌封加蓋騎縫章歸還。
（四）因業務調整或職務異動時，應將所借檔案先行歸還，必須隨同公文
      移辦時，應以接辦人員之調案單換回原調案單，以清手續，否則發
      生遺失、毀損、短缺，仍由原調案人負連帶責任；若已完成換單手
      續，則由接辦人員（新調案人）負責。
（五）經按規定手續於檔案單位特定處所查閱檔案而不借出者，閱畢，須
      在該卷所附「借出文案卷隨案紀錄」備註欄加註「借閱」兩字並簽
      章。
（六）借調檔案應於三十天期限內歸還（屬機密檔案應於七日內歸還），
      屆時如需繼續使用，應於歸還期限以前提出展期申請，並經直屬主
      管（課長）、單位主管或權責長官核准後，知會檔案管理單位。一
      般案件展期次數以三次為限，每次展期以一個月（含例假日）為限
      。展期次數超過三次，仍需使用檔案者，應先行歸還後，再依規定
      辦理借調。如為案情特殊或業務需要，應專案簽請單位主管核准辦
      理展期，不受展期申請每次一個月及展期次數三次之限制。展期申
      請請示單格式如附件四。


七、還卷手續：
（一）調案人員
      1.將所有借調檔案（卷）歸還，並索回調案單，以清手續。
      2.由檔案管理單位借出之檔案不可隨新案歸還，應分別辦理「新案
        歸檔」與「借調還卷」；如為退承辦單位續辦案件，應於續辦併
        案之發文或存查案件之第一頁右下角適當處列明「退承辦單位續
        辦相關文號」，將相關案件連同送文簽收簿一併交檔案管理單位
        ，以利點收及歸還之處理。
（二）檔案管理人員
      1.對歸還檔案，應先保持原狀，詳實審查清點，經核無誤後，於調
        案單加蓋有單位、檔案管理人員及日期等之「還訖」戳記，將調
        案單退還調案人。
      2.於調案登記簿及借出文案卷隨案紀錄註明歸還日期予以銷號並簽
        章。
      3.前項調案登記簿及借出文案卷隨案紀錄，應保存至該檔案移轉或
        銷毀後，始可銷毀之，以利查考。


八、借調稽催：
（一）檔案管理人員對於逾期未歸還之檔案，應以「逾期未歸還檔案稽催
      單」（格式如附件五）送交業務單位洽請催還。
（二）所借檔案，經逾期催還三次以上（定期每月月底辦理稽催），仍不
      歸還時，且無正當理由者，由檔案管理單位主動簽請權責長官核議
      予以適當處分。
（三）對借調逾期未歸還之檔案，切實依規定辦理稽催認真盡責者，列為
      考核優良事項之參考。


九、調、離職查會：
（一）本關人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以查檢其
      借調檔案情形。
（二）調、離人員，須將借調之檔案全部歸還，不得轉借。如屬依法調用
      或機關借調且未屆滿歸還期限者，應依規定列為職務移交事項。未
      依規定歸還或列入職務移交者，其有妨礙公務機密或法律信證影響
      者依相關法令規定議處。
（三）借調檔案屬機密等級案件者，調、離職前（業務整調或職務更動）
      應即將檔案依規定密封後歸還，如先行離職未密封時，由其業務主
      管股長辦理密封手續後歸還。