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法規內容

法規名稱: 財政部國庫署公文時效管制作業注意事項
公發布日: 民國 98 年 09 月 11 日
發文字號: 台庫秘字第0980350947 號
法規體系: 財政部國庫署
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一、財政部國庫署(以下簡稱本署)為加速公文處理,提高行政效率,並
    防止公文拖延積壓,特訂定本注意事項。


二、本署公文處理時限規定如下:
(一)一般公文按「最速件:1  日」、「速件:3  日」、「普通件:6 
      日」之時限辦理;本署內部送會公文,按傳遞速別卷宗「最速件:
      1 小時」、「速件:2 小時」、「普通件:4 小時」之時限辦理;
      送(收)會外單位公文以「速件」管制處理。
(二)人民申請案件依「行政程序法」及本署主管人民申請案件審核作業
      時間表規定辦理。
(三)人民陳情案件依「行政程序法」、「行政院暨所屬各機關處理人民
      陳情案件要點」及本署處理人民陳情案件作業規定辦理。
(四)訴願案件依「訴願法」及「行政訴訟法」規定辦理。
(五)立法委員質詢案件依「立法院職權行使法」及「行政院暨所屬各機
      關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」規定辦理。
(六)監察院糾正及調查案件依監察院或行政院之規定時限辦理。
(七)專案管制案件或其他特殊性案件,得視實際需要填具專案管制案件
      申請請示單,以簽奉核准之預定完成時間為據。依據院頒「文書處
      理手冊」規定,涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需時 30 
      日以上方可辦結之複雜案件,須於原件處理時限屆期前提出專案管
      制申請,惟一次得申請之處理時限最長不得超過 6  個月。
(八)立法委員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件已具
      專案性質,均不另列為「專案管制案件」。
(九)限期公文:
      1.來文訂有期限及其他依法令訂有特定時限之案件,依其規定時限
        辦理。
      2.來文訂有期限者,如收文時已逾文中所訂期限者,依普通件處理
        時限辦理;變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。
      3.開會通知單其處理時限為開會日期後第 3  個工作天。
(十)院長電子信箱郵件之處理期限自收件之日起 3  個工作天內回復(
      若為協辦單位應於 2  個工作天內回復主辦單位);財政部民意電
      子信箱郵件之處理期限自收件之日起 6  個工作天內回復民眾,並
      副知財政部秘書室(若為協辦單位應於 3  個工作天內回復主辦單
      位);本署民意電子信箱郵件之處理期限自收件之日起 6  個工作
      天。


三、本署各類公文處理數量、時效計算標準及逾限認定,應依據行政院頒
    訂「文書處理手冊」及「文書流程管理手冊」之規定辦理。


四、本署公文時效管制權責劃分如下:
(一)各組室職責
      1.承辦人職責:
     (1)確遵行政院頒「文書處理手冊」規定辦理,基於自我管理及目
          標管理原則,應確保公文品質與時效,並依規定期限辦結。自
          簽辦之日起至發文之日止,應主動注意關心簽辦、會辦、陳核
          、發文、送達等處理流程之查催,如有查催困難情事,應即時
          向主管或秘書室反映處理。
     (2)辦理公文均應掛號登錄公文管理系統管制為原則,並依規定期
          限辦結;上陳公文應預留各級主管核判時間;必須展期時,報
          請權責主管核准。
     (3)文稿擬妥後,用公文夾遞送各級主管人員核判時,應按其性質
          分別以公文夾顏色區別傳送速度,最速件之比例應予適當之限
          制。
     (4)公文必要時應持陳、持會、送繕、送發,並登錄公文管理系統
          ,以確實掌握流程。
     (5)無論送會或收會公文均應管制時間,並對送會逾時之案件進行
          追蹤、催辦、聯繫。
      2.各級主管職責:
     (1)充分掌握所屬承辦人公文承辦時效及查催資料,確實督促其於
          期限內辦結公文,如有積壓情事,應即指示查明處理。
     (2)在權責內核准展期案件,如有逾期而未辦理展期者,應即督促
          承辦人妥適處理,並予以告誡。
     (3)落實執行職務代理制度,部屬差假時,應督促業務代理人確實
          於時限內辦妥應代辦公文,避免積壓公文情事。
     (4)將單位內人員辦理公文時效列為年終考績及獎懲之參考。
(二)秘書室(第一科)職責:
      1.總收文職責:應依不同公文類別正確分類登錄,以切合統計及稽
        催之需要,並依下列規定辦理:
     (1)每日下班前 2  小時收到之公文,應於當日編號登錄分送承辦
          單位,惟急要公文應隨到隨辦。當日收文應蓋當日收文日期編
          號戳及條碼。
     (2)改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位,單位間有分文爭議
          案件,由主任秘書協調判定。
     (3)改分公文之管制或統計時效起算點,仍以總收文原登錄收文日
          期為準。
      2.其他文書處理人員職責:
     (1)即時處理公文之收文(創稿)、分文(交辦)、繕打、校對、
          用印、發文及歸檔等作業。
     (2)運用公文管理系統,定期(每週)辦理公文稽催。
     (3)對逾期案件未依規定辦理展期手續者,應予稽催,並將查催資
          料送請各組室處理後,彙整陳核主任秘書。
     (4)統計本署公文時效資料,於每月提報本署業務會報。
(三)秘書室(第二科)職責
      訂定公文處理時效、品質檢核實施計畫,每年邀集相關單位組成檢
      核小組辦理公文檢核,依據檢核結果,提出檢核報告,督促各單位
      確實檢討改進。


五、本署公文展期規定
(一)案件經詳細檢討,預計不能於規定期間內辦結時,承辦人應在辦理
      期限屆滿前提出展期申請。
(二)人民申請案件未能於公告之處理時限內辦結者,得依分層負責簽請
      展期,惟展期應以 1  次為限,展延日數不得超過原公告處理時限
      ,並應於原處理時限屆滿前,將展期之事由以書面通知申請人。
(三)一般公文申請展期次數以 2  次為限,合計展期天數以不超過 2  
      個月為限。
(四)人民陳情案件未能在規定期限內辦結者,應依分層負責簽請核准延
      長,並將延長理由以書面告知陳情人。
(五)來文訂有期限,如不能按期辦結時,應於預定結案日前先協調通知
      來文機關,如來文機關同意更改處理期限(視需要填具公務電話紀
      錄備查),除應簽奉單位主管核定外,並通知收文人員變更時限,
      則毋需辦理展期,如來文機關不同意,承辦人員應依規定辦理展期
      。
(六)專案管制案件如未能於原申請奉准之預定完成日期辦結時,仍應辦
      理展期。
(七)公文申請展期必須確屬需要,各級權責主管應確實審核,或提示處
      理原則,避免展期。
(八)辦理展期之公文以逾期案件列計。


六、獎懲規定
(一)各級人員有下列情形之一,得斟酌實際情形,簽請獎勵:
      1.公文處理數量、速度、品質難易度等方面均有優良表現之人員。
      2.公文登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實而於文書流程管理
        制度之落實推動有重大貢獻者。
      3.辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
      4.文書流程管理制度之革新或改進建議,經採行確具績效者。
(二)各級人員有下列情形之一,得視其情節輕重,簽請懲處:
      1.損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
      2.逕收來文未送交文書單位登記或自行撕去掛號條碼,規避管制稽
        催者。
      3.對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改紀
        錄者。
      4.監察院糾正及調查案件未依規定期限辦結且無正當理由者。
      5.各級主管人員對各類有時效性之核判公文,未能儘速核批或核後
        未交下,致重大違誤逾期者。
      6.各級主管人員明知部屬有逾限情事,未積極督促辦理,致有重大
        逾期情事者。
      7.違反「文書流程管理手冊」其他規定而屬情節重大者。


七、本注意事項簽奉核定後實施,如有未盡事宜依相關規定辦理,並適時
    修訂之。