一、調案之申請：
（一）所借調(閱)之檔案，以與承辦業務有關者為限，以案件或案卷為單位。
（二）借調之案件為主管業務時，其調案須經該單位主管核准；借調非主管業務之一般案件時，應先經該單位主管核章後，送會承辦業務主管同意，或簽請權責長官核准。如借調機密等級以下者，則借調單位及主辦單位均須由單位主管核准；如借調極機密以上等級者應經主任秘書以上核准。
（三）借調檔案時，應由調案人於公文管理系統上申請，輸入「收文號、調案人姓名及單位、檔案、主旨摘要、調案申請日期等」列印調案單，依相關規定核准後，送檔案管理單位借調。
調案單採二聯式，一聯由檔案管理單位備查，另一聯交調案人收執。
至於電子影像檔案之調閱，得採線上方式處理，惟應設定使用權限。
(四)
民眾依法申請檔案閱覽、抄錄或複製時，由總收文單一窗口收件後，依申請內容交業務承辦單位受理申請案件，由承辦人員辦理調案，審核檔案內容性質，簽奉權責長官核准或駁回，最遲應自受理之日起三十日內，以書面通知申請人審核結果，並統一於「閱覽室」閱覽、抄錄或複製檔案。
(五)
依法有權調閱檔案之機關單位，借調檔案時須備函提出申請，並應載明法律依據、調用目的及調用期間，由業務承辦單位簽奉權責長官核准後，依規定辦理調案外借，並負稽催之責。
二、檔案檢出：
（一）檔案管理人就核准之調案單，確認有無調出使用情形，如已借調他人使用，應告知調案單位，並通知前調案人儘速歸還。
（二）借調之檔案如已裝訂成卷且無法拆卷時，得整卷借出，並於調案單上註記該卷之卷數、件數、頁數及應歸還日期於調案單上，交予調案人逐件清點簽收。
（三）檔案管理人員應將核准之調案單，於借調完成後，按借調先後順序存檔，以利查考。
三、緊急調案：
（一）承辦人員先以電話，將所需借調檔案之「案件之案由（案名）、年份、收發文號」等，告知檔案管理人員，並將調案單傳真以利核對辦理，調案單正本後補。
（二）如不須借出，只須傳真文件時，於調案單加註「傳真」兩字，並經陳核後傳真檔案管理人員據以傳送相關資料。
（三）機密檔案不得以傳真方式處理，一律依調案手續辦理。
四、調案歸還：
(一）調案人員:
將所有借調檔案(卷)歸還，並索回調案單，以清手續。
（二）檔案管理人員:
對歸還檔案，應先保持原狀，詳實審查清點，經核無誤後，於調案單加蓋檔案管理人員章戳、註記歸還日期，將調案單退還調案人。
五、借調稽催：
（一）檔案管理人員對於逾期未歸還之檔案，應以「調案逾期清單」送交業務單位洽請催還。
（二）所借檔案，經逾期催還三次以上（定期每月月底辦理稽催），仍不歸還時，且無正當理由者，由檔案管理單位主動簽請權責長官核議予以適當處分。
（三）對借調逾期未歸還之檔案，切實依規定辦理認真盡責者，列為考核優良事項之參考。
六、檔案管理人員審核處理注意事項:
（一）調案單如填寫錯誤，或手續不符規定者，檔案管理單位以退件處理，經退還查核補正後，再行借調。
（二）借調檔案經核符者，予以借調。如審核不實，或嚴重影響公務處理者，當按情節輕重簽請予以適當處分。
（三）檔案管理人員對於借調檔案依規定程序辦理未有錯誤者，使檔案妥適保管，列為考核優良事項之參考。
七、調案人應注意事項：
（一）收到所借檔案後，應根據調案單紀錄所載，逐項點收，如清點不符者，應即告知檔案管理人員查核補正。
(二）對所借檔案，應負保護與保密責任，嚴禁轉借、轉抄、拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等變更檔案內容，如有違反上項規定者，將簽請予以適當處分。
(三）如有特殊需要必須拆卷、影印者，應先簽會檔案管理單位同意後行之，惟使用後應即恢復原狀並彌封加蓋騎縫章歸還。
(四）因業務調整或職務異動時，應將所借檔案先行歸還，必須隨同公文移辦時，應以接辦人員之調案單換回原調案單，以清手續，否則發生遺失、毀損、短缺，仍由原調案人負連帶責任；若已完成換單手續，則由接辦人員（新調案人）負責。
(五）借調檔案應於30天期限內歸還（屬機密檔案應於7日內歸還），屆時如需繼續使用，應於歸還期限以前提出展期申請，並經單位主管或權責長官核准後，知會檔案管理單位。一般案件展期次數以三次為限，每次展期以一個月（含例假日）為限。展期次數超過三次，仍需使用檔案者，應先行歸還後，再依規定辦理借調。如為案情特殊或業務需要，應專案簽請單位主管核准辦理展期，不受展期申請每次一個月及展期次數三次之限制。調案展期以公文管理系統提出申請。
八、本關人員調、離職時應注意事項：
（一）本關人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以查檢其借調檔案情形。
（二）調、離人員，須將借調之檔案全部歸還，不得轉借。如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者，應依規定列為職務移交事項。未依規定歸還或列入職務移交者，其有妨礙公務機密或法律信證影響者，依相關法令規定議處。
（三）借調檔案屬機密等級案件者，調、離職前（業務整調或職務更動）應即將檔案依規定密封後歸還，如先行離職未密封時，由其業務主管或其指定人員辦理密封手續後歸還。