一、為推動公文線上簽核作業及提升行政效率，邁向無紙化目標，特
    訂定本須知。
二、本須知所稱線上簽核，指以電子方式在安全之網路作業環境下，
    採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施，並在確保電子文
    件可認證下，進行線上之傳遞、簽核等公文處理工作。
三、公文屬「令」、「函」、「公告」、「書函」、「開會通知單」
    、「簽」、「箋函」、「便箋」者，採線上簽核方式辦理。但下
    列公文採紙本簽核方式辦理：
  (一)機密案件。
  (二)行政救濟案件。
  (三)有實體附件、手寫紙本、各類契約書、書籍、感謝狀、宣導文
      件及自備封條等電子化有困難者。
  (四)須蓋用印信或簽署之公文。例如：檢卷答辯狀及各式證明書等
      。
  (五)公文管理流程特殊者：
     1、會銜公文。
     2、送機關外辦理簽核，例如：本關陳核關務署之簽或函稿。
  (六)本文及附件檔之檔案總容量超過50MB者。
  (七)分層負責明細表規定第一層（主任秘書以上）決行公文。
  (八)公文檔案分類其保存年限超過十年以上者。
四、符合下列各款之一者，優先實施線上簽核：
  (一)公文類別屬性較單純者，例如：存查案件、查欠稅回覆函、查
      價未結案件稽催函、案件處理進度查詢函、開會通知單、函轉
      之公文、定稿格式公文及民意信箱案件等。
  (二)電子公文之本文及附件頁數合計十頁以下者。
  (三)檔案保存年限五年以下者。
五、線上簽核處理原則：
  (一)電子簽章採自然人憑證，臨時憑證採軟體憑證。
  (二)各簽核點人員因故未能使用自然人憑證進行簽章時，須於系統
      申請臨時憑證替代，並於歸檔前完成自然人憑證之補簽作業；
      若無法補簽時，得由職務代理人或權責主管為之，並須註記原
      因。
  (三)申請差假者，得以手動設定代理人。如因故未設定者，必要時
      ，直屬主管或單位登記桌人員得協助設定。
  (四)各簽核點人員、繕校人員，對於文稿內容不論異動與否，均應
      採電子憑證進行簽章，以明責任。總收人員及單位登記桌人員
      得不使用電子憑證進行簽章。
  (五)線上簽核過程中如須改以紙本簽核，應退回原承辦人員重新辦
      理。
六、總收人員應注意事項：
  (一)每日應即時並定時進行收文作業，依一般收文作業程序辦理。
  (二)除本須知第三點但書規定外之紙本來文，應將公文及附件予以
      掃描成電子檔，以線上方式分送承辦單位及承辦人員收辦。
  (三)應注意傳遞交換之電子文件、儲存電子檔、確認發文單位，及
      檢查附件與文件有否疏漏或被竄改，來文如有誤送或疏漏時，
      應通知原發文機關另為處理。
  (四)收文後採紙本簽核者，依「文書處理手冊」相關規定處理程序
      辦理。
七、單位登記桌人員應注意事項：
  (一)單位登記桌人員應逐日登入系統檢查公文處理紀錄，在承辦人
      可使用時間屆滿前，提示注意，並依文書流程管理相關規定辦
      理查催。 
  (二)隨時並定時啟動作業系統進行收發；收文端進行收文作業，不
      得選擇性收文。
  (三)除本須知第三點但書規定外之紙本來文，應將公文及附件予以
      掃描成電子檔，以線上方式分送承辦單位及承辦人員收辦。
  (四)應注意傳遞交換之電子文件、儲存電子檔、確認發文單位，及
      檢查附件與文件有否疏漏或被竄改，來文如有誤送或疏漏時，
      應通知原發文機關另為處理。
八、各單位承辦人員應注意事項：
  (一)承辦人員應逐日登入系統檢查公文處理狀況。如有將屆辦理期
      限之公文，應於系統申請展期。
  (二)紙本來文採線上簽核者，承辦人員應於公文辦畢時，將紙本歸
      檔。
  (三)擬辦案件時，應注意前後關聯案件陳核方式之一致性，並依下
      列規定辦理：
    １、前案為紙本簽核，後案為線上簽核者，前案應掃描電子檔供
        後案引用。
    ２、前、後二案皆為線上簽核者，應提供前案檔案聯結資訊。
    ３、前案為線上簽核，後案為紙本簽核者，得列印前案公文內容
        、簽核流程及陳核意見。
  (四)承辦人員得就擬辦案件設定簽會流程，各簽核點人員得依實際
      需求進行簽會流程調整；設定簽會流程時，得視需要設定回傳
      承辦人員進行意見彙整。
  (五)案件辦畢後應歸檔之各類文書，應依其簽核方式選擇線上歸檔
      或紙本歸檔。併案歸檔案件之簽核方式必須相同。
九、單位主管(含核稿及覆核者) 應注意事項：
    以線上方式陳核之公文書，相關主管如認為須改以紙本方式簽核
    者，應於公文系統中簽註原因再退回原單位承辦人員據以辦理。
十、總發人員應注意事項：
  (一)總發人員於電子交換傳送後，至遲應於次日上午十時前在電腦
      系統檢視發送結果，並作必要之處理。
  (二)發文後，須發後補判或補會者，應將原稿退還承辦單位辦理後
      逕送歸檔。
十一、檔案管理人員應注意事項：
  (一)點收檔案時，應確認檔案內容並加附機關憑證製成之電子簽章
      ；亦得加附個人憑證製成之電子簽章。
  (二)點收後之電子檔案，不得任意刪除或修改，且應依機關檔案分
      類系統將其歸入相關之案卷。
  (三)辦理電子檔案之清查、技術鑑定、銷毀、移轉(交)及稽核作業
      時，應會同相關資訊人員辦理。
  (四)每年應辦理電子檔案稽核作業一次，除確認及驗證前款規定事
      項外，應驗證電子檔案清查、鑑定、銷毀及移轉(交)作業之辦
      理情形，並將稽核結果作成紀錄。
十二、須通報周知之傳閱性公文，系統將自動登載電子公布欄，並得
      輔以電子郵件。
附錄：參考文件
一、文書處理手冊
二、文書流程管理作業規範
三、文書及檔案管理電腦化作業規範