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修正「財政部國庫署檔案檢調管制作業事項」,名稱並修正為「財政部國庫署檔卷檢調作業要點」,自即日起生效。

主管機關: 財政部國庫署
發文機關: 財政部國庫署
發文日期: 106.08.14
發文字號: 台庫秘字第10603721840號 函
異動性質: 修正
旨: 修正「財政部國庫署檔案檢調管制作業事項」,名稱並修正為「財政部國庫署檔卷檢調作業要點」,自即日起生效。
法規名稱: 財政部國庫署檔卷檢調作業要點
法:
法規內文:
一、為使財政部國庫署(以下簡稱本署)檔案或卷宗(以下簡稱檔卷)檢調作業有所依循,增進檔案管理效能,特訂定本要點。
二、調案原則
(一)借調檔卷以與承辦業務有關者為限。檔卷借調以一件或一案或一卷為單位。檔卷經微縮、電子或其他方式儲存者,借調時,非有必要,應避免使用檔卷原件。
(二)業務需要,借調主管業務檔卷時,應經該單位主管或權責長官核准;借調非主管業務檔卷時,應先經該單位主管核准後,送會承辦業務主管同意,或簽請權責長官核准。
(三)借調機密檔卷,應經業務承辦單位主管核准,但屬國家機密者,除辦理該機密事項業務者外,應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。
(四)機關間借調檔卷,應備函提出請求,由業務承辦單位簽奉權責長官核准;借調之檔卷屬機密檔卷者,則應經該機密核定機關首長或其授權人員核准後,始得提供。前述備函應載明借調期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料。
(五)依法調用檔卷者,應備函提出請求,並載明法律依據、調用目的、調用期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料。
三、調案申請
調案人申請調案,應於文書檔管系統線上申請調案,填妥調案人姓名、服務單位、文號、檔號、借閱時間、借調形式及申請事由,經核准後送檔案管理單位辦理借調。
四、檔卷檢出
(一)檔案管理人員應注意事項:
1.依核准之檔卷借調資料檢出檔卷,如借調檔卷原件應交予調案人或其代理人逐件簽收。如借調檔卷已裝訂成卷不易拆開時,得整卷借出,並註記卷數。
2.申請借調機密檔卷經核准後,除依前目規定辦理外,應注意安全維護,得外加封套或機密檔卷傳遞專用箱盒(袋),送調案人簽收,或由調案人或調案單位指定人員親至檔案管理單位簽收。但屬極機密以上等級者,應由調案人親自為之。歸還時,亦同。
(二)調案人應注意事項:
1.收到借調檔卷原件應逐件清點,如清點不符者,應即告知檔案管理人員查核補正。
2.如有特殊需要必須拆卷、影印者,應先簽會檔案管理單位同意後行之,使用後應即恢復原狀,並由檔案管理人員進行檢查。
五、調案使用
調案人對所借檔卷,應負保護與保密責任,不得發生下列情形:
(一)遺失或檔卷缺頁。
(二)拆散、污損等破壞檔卷。
(三)添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等變更檔卷內容。
(四)轉借、轉抄或非法提供他人閱覽。
六、調案歸還
(一)調案人:
1.借調檔卷不可隨新案歸還,應分別辦理新案歸檔與調案還卷手續。
2.借調檔卷應於三十天(含例假日)期限內歸還。借調檔卷屆期如需繼續使用,應於歸還期限以前提出展期申請,並經單位主管或權責長官核准後,知會檔案管理單位。一般案件展期次數以三次為限,每次展期以一個月(含例假日)為限。展期次數超過三次,仍需使用檔卷者,應先行歸還後,再依規定辦理借調。如為案情特殊或業務需要,應專案簽請單位主管核准後辦理展期,不受前述借調期限限制。機關間調案之展期時間,亦同;屬依法調用者,依來函核准展延日期為限。
3.機密檔卷歸還時,調案人應在機密檔卷專用封套簽章後密封,並加註歸還日期。
(二)檔案管理人員:
1.對歸還檔卷(含催歸還卷),查檢歸還檔卷齊全且內容無誤後,應於調案紀錄上之歸還日期欄簽註還卷日期。
2.歸還檔卷經查檢有缺頁或缺件時,應即退回予調案人補全;檔卷有遭破壞、變更、遺失、無法補全或毁損致無法修復情形者,應於調案紀錄註記,並簽請機關權責長官議處。
3.檔卷遭受破壞時,其處理原則如下:
(1)檔卷內容破壞或變更者,應先洽請原承辦人員或承辦單位相關人員補正內容及蓋章,並經權責長官核准後,併同該檔卷歸檔。
(2)檔卷破損者,由檔案管理人員進行檔卷外觀修補後,方予歸檔。
(3)檔卷遺失、無法補全或毁損致無法修護者,由檔案管理人員簽核後,註記於相關檔卷目錄或文書檔管系統備查。
4.歸還檔卷應儘速整理完竣,並歸回原位。
5.借調或調用檔卷如已被借調,檔案管理人員應告知調案人;必要時,並得通知前一位調案人儘速歸還;已借出檔卷如有公務急用時,得隨時催還。
6.調案紀錄應以書面、電子或其他方式紀錄為之,存放於適當場所或以電子方式儲存管理,並保存至該檔卷移轉或銷毁後,始得銷毀。
七、借調稽催
(一)檔案管理人員應定期查檢借調或調用檔卷是否如期歸還。
(二)檔案管理人員對於逾期未歸還檔卷,應於每月初由文書檔管系統產製稽催清單辦理稽催,並記錄稽催日期、次數及相關情形。
(三)借調檔卷逾期未歸還且經稽催三次以上,仍不歸還,且無正當理由者,由檔案管理單位主動簽請權責長官處理。
八、調離職人員調案情形查檢
(一)本署人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其借調檔卷情形。
(二)調、離職人員應將借調檔卷先行全部歸還,不得轉借。如屬他機關借調或依法調用,且未屆歸還期限者,應依相關規定列為職務移交事項。未依規定歸還或未列入職務移交者,其有妨礙公務機密或法律信證影響者,依相關法令規定議處。
(三)借調檔卷屬機密案件者,調職(含業務調整或職務變更)或離職前,應即將檔卷依規定密封後歸還,如先行離職未密封時,由其承辦業務主管或其授權人員辦理密封手續後歸還。
立法理由: