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修正「財政部關務署外機關資訊管理規定」,並自即日生效,請查照。

主管機關: 財政部關務署
發文機關: 財政部關務署
發文日期: 104.12.18
發文字號: 台關緝字第1041029237號 函
異動性質: 修正
旨: 修正「財政部關務署外機關資訊管理規定」,並自即日生效,請查照。
法規名稱: 財政部關務署外機關資訊管理規定
法規內文:

一、    為規範財政部關務署(以下簡稱本署)及各關透過與外機關連線方式查詢資料,以辦理欠稅、罰鍰案件之保全及行政執行等公務業務,並為防止網路連線取得外機關保存之個人資料電腦檔案不當使用或洩漏,特訂定本管理規定。

二、    本管理規定所稱外機關連線方式,係指透過連結介面、電子閘門及資訊中介服務等應用軟體及作業程序,使用地政、公路監理、勞保局、健保署資訊中介服務系統及內政部移民署移民資訊系統等相關服務作業。

三、    因辦理業務或職務異動有新增、異動或終止連線查調資料或執行查調紀錄稽核作業之必要時,應填寫「關務署外機關資訊管理系統使用者作業申請表」(附件一)記載新增、異動或註銷及申請之原因,經申請單位初核,本署關務查緝組覆核後,由本署關務資訊組辦理新增、異動或終止存取權限。

經核准使用之地政管理系統帳號,三個月內無使用紀錄時,取消或暫停其使用權。

本署關務查緝組應至少每六個月執行一次全面性帳號權限清查,由本署關務資訊組協助辦理。

四、    本署及各關使用單位應依下列規定辦理查調作業:

()經核准開放之使用單位應依各資訊系統分別設置專簿(附件二至六),需用人填寫調閱事由(包含公函文號、案號……等)後,由該單位專責人員審核後予以調閱列印,並呈報其單位主管審核備查。

()未開放使用之單位需用人員應敘明調閱事由(包含公函文號、案號……等),由所屬單位主管簽准後,送核准使用單位之專責人員調閱列印發給。

()使用者應親自查詢資料,非經核准之人員,不得擅自查詢資料,經核准使用後,使用者僅得為公務之需要查詢資料,不得為公務以外之利用。為確保資料使用安全,每次查詢完畢,應確實登出。

()使用外機關資訊服務之單位主管應每季定期列印使用者相關查詢紀錄、核對以確認每筆查詢皆經授權核准在案,並填寫「查詢應用外機關資訊稽核紀錄表」(附件七),於每年一、四、七、十月十五日前送本署備查。

()本署及各關使用單位對於取得之資料,應以機密文書處理,其隨文(案)附卷者,依機密檔案管理辦法規定存檔銷毀;未附卷者,除內政部移民署移民資料應保存至少五年外,其餘資料應專卷保管並定期簽報銷毀。

本署關務查緝組應依下列規定辦理管理及考核作業:

()建立核准使用之使用者名冊,設立專人負責管理,並指定職務代理人;管理人職務有異動時,應將所負責保管之相關使用者查詢紀錄文件資料列冊移交。

()使用外機關資訊系統,每年應至少依據各關使用單位送本署備查之「查詢應用外機關資訊稽核紀錄表」辦理一次覆核作業,並填寫「應用外機關資訊查核情形覆核表」(附件八),地政管理系統並應於每年三月底前將覆核紀錄送內政部備查。

()辦理前項覆核發現有異常情事,或外機關辦理查核相關作業認有必要時,得不定期至本署及各關使用單位及督導考核單位辦理實地稽核作業,抽核查詢紀錄表與查詢專簿/查詢申請單是否相符,並製成紀錄。

五、    使用者應遵守個人資料保護法、公務員服務法等相關規定蒐集、處理及利用資料,並負保密義務,不得洩露。

圖表附件: