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為配合本關公文線上簽核系統於103年10月1日正式上線,檢送「財政部關務署高雄關公文線上簽核作業須知」乙份,請查照。

主管機關: 財政部關務署高雄關
發文機關: 財政部關務署高雄關
發文日期: 103.09.09
發文字號: 高普秘字第1031018376號 函
異動性質: 訂定
旨: 為配合本關公文線上簽核系統於103年10月1日正式上線,檢送「財政部關務署高雄關公文線上簽核作業須知」乙份,請查照。
法規名稱: 財政部關務署高雄關公文線上簽核作業須知
法規內文:

一、為推動公文線上簽核作業及提升行政效率,邁向無紙化目標,特
    訂定本須知。
二、本須知所稱線上簽核,指以電子方式在安全之網路作業環境下,
    採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施,並在確保電子文
    件可認證下,進行線上之傳遞、簽核等公文處理工作。
三、公文屬「令」、「函」、「公告」、「書函」、「開會通知單」
    、「簽」、「箋函」、「便箋」者,採線上簽核方式辦理。但下
    列公文採紙本簽核方式辦理:
  (一)機密案件。
  (二)行政救濟案件。
  (三)有實體附件、手寫紙本、各類契約書、書籍、感謝狀、宣導文
      件及自備封條等電子化有困難者。
  (四)須蓋用印信或簽署之公文。例如:檢卷答辯狀及各式證明書等
      。
  (五)公文管理流程特殊者:
     1、會銜公文。
     2、送機關外辦理簽核,例如:本關陳核關務署之簽或函稿。
  (六)本文及附件檔之檔案總容量超過50MB者。
  (七)分層負責明細表規定第一層(主任秘書以上)決行公文。
  (八)公文檔案分類其保存年限超過十年以上者。
四、符合下列各款之一者,優先實施線上簽核:
  (一)公文類別屬性較單純者,例如:存查案件、查欠稅回覆函、查
      價未結案件稽催函、案件處理進度查詢函、開會通知單、函轉
      之公文、定稿格式公文及民意信箱案件等。
  (二)電子公文之本文及附件頁數合計十頁以下者。
  (三)檔案保存年限五年以下者。
五、線上簽核處理原則:
  (一)電子簽章採自然人憑證,臨時憑證採軟體憑證。
  (二)各簽核點人員因故未能使用自然人憑證進行簽章時,須於系統
      申請臨時憑證替代,並於歸檔前完成自然人憑證之補簽作業;
      若無法補簽時,得由職務代理人或權責主管為之,並須註記原
      因。
  (三)申請差假者,得以手動設定代理人。如因故未設定者,必要時
      ,直屬主管或單位登記桌人員得協助設定。
  (四)各簽核點人員、繕校人員,對於文稿內容不論異動與否,均應
      採電子憑證進行簽章,以明責任。總收人員及單位登記桌人員
      得不使用電子憑證進行簽章。
  (五)線上簽核過程中如須改以紙本簽核,應退回原承辦人員重新辦
      理。
六、總收人員應注意事項:
  (一)每日應即時並定時進行收文作業,依一般收文作業程序辦理。
  (二)除本須知第三點但書規定外之紙本來文,應將公文及附件予以
      掃描成電子檔,以線上方式分送承辦單位及承辦人員收辦。
  (三)應注意傳遞交換之電子文件、儲存電子檔、確認發文單位,及
      檢查附件與文件有否疏漏或被竄改,來文如有誤送或疏漏時,
      應通知原發文機關另為處理。
  (四)收文後採紙本簽核者,依「文書處理手冊」相關規定處理程序
      辦理。
七、單位登記桌人員應注意事項:
  (一)單位登記桌人員應逐日登入系統檢查公文處理紀錄,在承辦人
      可使用時間屆滿前,提示注意,並依文書流程管理相關規定辦
      理查催。 
  (二)隨時並定時啟動作業系統進行收發;收文端進行收文作業,不
      得選擇性收文。
  (三)除本須知第三點但書規定外之紙本來文,應將公文及附件予以
      掃描成電子檔,以線上方式分送承辦單位及承辦人員收辦。
  (四)應注意傳遞交換之電子文件、儲存電子檔、確認發文單位,及
      檢查附件與文件有否疏漏或被竄改,來文如有誤送或疏漏時,
      應通知原發文機關另為處理。
八、各單位承辦人員應注意事項:
  (一)承辦人員應逐日登入系統檢查公文處理狀況。如有將屆辦理期
      限之公文,應於系統申請展期。
  (二)紙本來文採線上簽核者,承辦人員應於公文辦畢時,將紙本歸
      檔。
  (三)擬辦案件時,應注意前後關聯案件陳核方式之一致性,並依下
      列規定辦理:
    1、前案為紙本簽核,後案為線上簽核者,前案應掃描電子檔供
        後案引用。
    2、前、後二案皆為線上簽核者,應提供前案檔案聯結資訊。
    3、前案為線上簽核,後案為紙本簽核者,得列印前案公文內容
        、簽核流程及陳核意見。
  (四)承辦人員得就擬辦案件設定簽會流程,各簽核點人員得依實際
      需求進行簽會流程調整;設定簽會流程時,得視需要設定回傳
      承辦人員進行意見彙整。
  (五)案件辦畢後應歸檔之各類文書,應依其簽核方式選擇線上歸檔
      或紙本歸檔。併案歸檔案件之簽核方式必須相同。
九、單位主管(含核稿及覆核者) 應注意事項:
    以線上方式陳核之公文書,相關主管如認為須改以紙本方式簽核
    者,應於公文系統中簽註原因再退回原單位承辦人員據以辦理。
十、總發人員應注意事項:
  (一)總發人員於電子交換傳送後,至遲應於次日上午十時前在電腦
      系統檢視發送結果,並作必要之處理。
  (二)發文後,須發後補判或補會者,應將原稿退還承辦單位辦理後
      逕送歸檔。
十一、檔案管理人員應注意事項:
  (一)點收檔案時,應確認檔案內容並加附機關憑證製成之電子簽章
      ;亦得加附個人憑證製成之電子簽章。
  (二)點收後之電子檔案,不得任意刪除或修改,且應依機關檔案分
      類系統將其歸入相關之案卷。
  (三)辦理電子檔案之清查、技術鑑定、銷毀、移轉(交)及稽核作業
      時,應會同相關資訊人員辦理。
  (四)每年應辦理電子檔案稽核作業一次,除確認及驗證前款規定事
      項外,應驗證電子檔案清查、鑑定、銷毀及移轉(交)作業之辦
      理情形,並將稽核結果作成紀錄。
十二、須通報周知之傳閱性公文,系統將自動登載電子公布欄,並得
      輔以電子郵件。
附錄:參考文件
一、文書處理手冊
二、文書流程管理作業規範
三、文書及檔案管理電腦化作業規範