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修正財政部財政資訊中心檔案檢調管制作業須知

主管機關: 財政部財政資訊中心
發文機關: 財政部財政資訊中心
發文日期: 102.09.09
發文字號: 資總字第1020004198號 函
異動性質: 修正
旨: 修正財政部財政資訊中心檔案檢調管制作業須知
法規名稱: 財政部財政資訊中心檔案檢調管制作業須知
法規內文:
    財政部財政資訊中心檔案檢調管制作業須知
一、調案手續:
  (一)本中心人員因業務需要,借調主辦業務案件應經直屬科長核准;借調本
      單位惟非調案人主辦業務案件,應經直屬科長及業務主辦科長核准;借調
      其他組室檔案,應經借調單位及主辦單位主管核准;借調機密檔案,應填
      具調案單,並經業務承辦單位主管核准。但屬國家機密者,除辦理該機密
      事項業務者外,應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或
      核准。業務調整移轉時,由繼受單位為業務主辦單位,調案依上述規定辦
      理。
  (二)他機關借調本中心檔案,須備函提出申請,載明調案人員姓名、所屬單
      位、調案日期、擬調案件所屬年度、案由(名)、調用時間等;如為依法
      調用需載明法律依據、調用目的;由業務承辦單位依檔案法或其他法律規
      定,繕具出借與否意見,簽奉首長核准後復函外借(不同意外借者應述明
      原因函復),並填妥
調案單併復函抄本送秘書室(檔案)辦理檔案外借。
二、調案程序:
 (一)承辦人員依公文承辦登記簿或公文管理系統查出案件之日期、檔號、文
      號、案由(案名),確定文件已送交秘書室(檔案)歸檔,再依調案手續
      辦理借調。
  (二)借調檔案時,應由調案人填具調案單(格式如附件一)提出申請。至採線
      上調閱方式者,得以設定權限申請或藉由線上簽核調案方式辦理。調案
      單應載明調案人姓名、所屬單位、申請調案日期及借調檔案年度、檔號、
      數量或微縮、電子編號等。
  (三)檔案借出後,檔案管理人員應以檔案管理系統作成調案紀錄(調案紀錄單
      格式如附件二)備查,並保存至該檔案銷毁或移轉後始得銷毁。
三、檔案管理人員審核處理注意事項:
 (一)調案單如填寫錯誤,或手續不符規定者應以退件處理,經調案單位補正後
      再行借調。
  (二)調案單經審核符合第一條規定者予以借調,如審核不實,處以記過以上
      處分;因蓄意、共謀而致生刑事責任者,送檢察機關偵辦。 
四、調案人應注意事項:
 (一)收到所借檔案後,應根據調案單所記載,逐項點收,如清點不符者,應即
      告知檔案管理單位人員查核補正。
 (二)對所借檔案,應負保護與保密責任,嚴禁遺失、缺頁、拆散、污損、添註、
      塗改、更換、抽取、圈點、轉借、轉抄、或非法提供他人閱覽,違者依下
      列規定處分:
  1.凡屬機密檔案,未經簽奉主任秘書核准而予摘錄、影印、複製,或未經
        簽奉首長核准而予公示、轉告、轉借予本案無關人員者,處大過(含)
        以上處分;因而致生刑事責任者,送檢察機關偵辦;與本案無關之本中
        心轉借人員,受同等處分。
  2.檔案遺失、毀損、短缺者,應設法補救歸還,並視情節輕重處大過(含)
        以下處分;因而致生刑事責任者,送檢察機關偵辦。
  3.抽換、增刪或塗改者,處大過(含)以上處分;因而致生刑事責任者,
        送檢察機關偵辦。
  4.如有特殊需要必須拆卷者應會知秘書室(檔案)同意後為之;屬機密檔
        案者,應先簽請主任秘書核准,知會秘書室(檔案)後為之。使用後應
        即恢復原狀並會同業務單位承辦人員或主管檢視內容後彌封蓋職名章。
  5.他機關調案人違反本條規定經查覺者,由秘書室(檔案)函請調案人所
        屬機關糾正;因而致生刑事責任者,送檢察機關偵辦。
五、檔案歸還與展期:
 (一)借調檔案以十五天為限,屆期應即歸還。如需繼續使用,應於歸還期限前
      申請展期,一般檔案應經所屬科長核准,機密等級以上(含)檔案應經單
      位主管核准後,知會秘書室(檔案)於調案紀錄修正該檔案之應歸還日期
      註記。
  (二)借調案件展期次數以三次為限,每次展期以十五天為限。展期超過三次仍
      需使用者,應先行歸還檔案後,再依規定重行辦理借調。
 (三)業務調整或職務異動時,應將所借調檔案先行歸還。必須隨同公文移辦
      時,應以接辦人員之調案單換回原調案單,以清手續。如發生遺失、毀
      損、短缺情事,依第四點第二款第二目處分原調案人。
  (四)他機關(單位)借調本中心檔案其歸還或展期期限同前,惟均應備函辦理;
      惟屬依法調用者,其歸還及展延日期依其來函核准日期為限。
六、還卷手續:
 (一)檔案管理人員對歸還檔案,應先保持原狀,詳實檢查清點,經清點無誤後,
      應於調案紀錄上歸還日期欄註記還案日期。
 (二)如確認有遺失、毀損、短缺、添註、塗改、抽換等應先洽請原承辦單位(人
      員)補正內容;經主任秘書核准後歸檔;無法補正(補全)者於簽核後於
      檔案管理系統註記備查。     
七、還案稽催:
 (一)逾期未歸還之檔案,秘書室(檔案)應以「
逾期未歸還檔案稽催單」(格
      式如
附件三)送交借調單位(他機關、單位)洽請催還。
 (二)秘書室(檔案)應就借出之檔案每週定期辦理稽催,經稽催還滿三次之期
      限仍不歸還者,處調案人以記過處分,並繼續按週稽催,仍不歸還者,得
      連續處分至滿兩大過止。調案人如為他機關(單位)人員,依第四點第二
      款第五目辦理。
八、調、離職查會:
  (一)本中心人員調、離職時,人事單位應知會秘書室(檔案),以查檢其借調
      案情形。
 (二)調、離職人員須將借調之檔案全部歸還(檔案管理人員應將經管檔案交接
      清楚)始得同意調、離職(他機關借調之檔案如仍於使用中且未屆滿歸還
      期限者,應列入職務移交事項),違者依相關法令規定議處並送檢察機關
      偵辦。     
九、調案統計:
    秘書室(檔案)應就調案數量統計(併同調案紀錄單、逾期未歸還檔案稽催單)
    按年總計陳核備查。(調案數量統計表格式如附件四)
十、借調機密檔案:
    借調機密檔案應依本須知及機關檔案管理作業手冊第二十二章(機密檔案管
    理)第22.4.4條(檢調)等規定辦理。
十一、議處查報責任:
  本須知所定各項議處事宜,均由秘書室檔案管理人員負責查察簽報,依首長
  核定辦理之;惟第三點第二款及第八點第二款有關檔案管理人員之議處事宜
    由秘書室主任負責查察簽報,依首長核定辦理之。
十二、附記:
  本須知未盡事宜悉依檔案法、檔案法施行細則、機關檔案檢調作業要點、
    機關檔案管理作業手冊有關規定辦理。

圖表附件: