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檢發修正之財政部關務署高雄關檔案檢出調閱管制作業事項,自即日起生效。

主管機關: 財政部關務署高雄關
發文機關: 財政部關務署高雄關
發文日期: 102.02.27
發文字號: 高普法字第1021004068號 函
異動性質: 修正
旨: 檢發修正之財政部關務署高雄關檔案檢出調閱管制作業事項,自即日起生效。
法規名稱: 財政部關務署高雄關檔案檢出調閱管制作業事項
法規內文:

一、調案之申請:

(一)所借調()之檔案,以與承辦業務有關者為限,以案件或案卷為單位。

 

(二)借調之案件為主管業務時,其調案須經該單位主管核准;借調非主管業務之一般案件時,應先經該單位主管核章後,送會承辦業務主管同意,或簽請權責長官核准。如借調機密等級以下者,則借調單位及主辦單位均須由單位主管核准;如借調極機密以上等級者應經主任秘書以上核准。

 

(三)借調檔案時,應由調案人於公文管理系統上申請,輸入「收文號、調案人姓名及單位、檔案、主旨摘要、調案申請日期等」列印調案單,依相關規定核准後,送檔案管理單位借調。

調案單採二聯式,一聯由檔案管理單位備查,另一聯交調案人收執。

至於電子影像檔案之調閱,得採線上方式處理,惟應設定使用權限。

 

 () 民眾依法申請檔案閱覽、抄錄或複製時,由總收文單一窗口收件後,依申請內容交業務承辦單位受理申請案件,由承辦人員辦理調案,審核檔案內容性質,簽奉權責長官核准或駁回,最遲應自受理之日起三十日內,以書面通知申請人審核結果,並統一於「閱覽室」閱覽、抄錄或複製檔案。

 

() 依法有權調閱檔案之機關單位,借調檔案時須備函提出申請,並應載明法律依據、調用目的及調用期間,由業務承辦單位簽奉權責長官核准後,依規定辦理調案外借,並負稽催之責。

 

 二、檔案檢出:

(一)檔案管理人就核准之調案單,確認有無調出使用情形,如已借調他人使用,應告知調案單位,並通知前調案人儘速歸還。

 

(二)借調之檔案如已裝訂成卷且無法拆卷時,得整卷借出,並於調案單上註記該卷之卷數、件數、頁數及應歸還日期於調案單上,交予調案人逐件清點簽收。

 

(三)檔案管理人員應將核准之調案單,於借調完成後,按借調先後順序存檔,以利查考。

 

三、緊急調案:

(一)承辦人員先以電話,將所需借調檔案之「案件之案由(案名)、年份、收發文號」等,告知檔案管理人員,並將調案單傳真以利核對辦理,調案單正本後補。

 

(二)如不須借出,只須傳真文件時,於調案單加註「傳真」兩字,並經陳核後傳真檔案管理人員據以傳送相關資料。

 

(三)機密檔案不得以傳真方式處理,一律依調案手續辦理。

 

四、調案歸還:

(一)調案人員:

將所有借調檔案()歸還,並索回調案單,以清手續。

 

(二)檔案管理人員:

對歸還檔案,應先保持原狀,詳實審查清點,經核無誤後,於調案單加蓋檔案管理人員章戳、註記歸還日期,將調案單退還調案人。

 

五、借調稽催:

(一)檔案管理人員對於逾期未歸還之檔案,應以「調案逾期清單」送交業務單位洽請催還。

 

(二)所借檔案,經逾期催還三次以上(定期每月月底辦理稽催),仍不歸還時,且無正當理由者,由檔案管理單位主動簽請權責長官核議予以適當處分。

 

(三)對借調逾期未歸還之檔案,切實依規定辦理認真盡責者,列為考核優良事項之參考。

 

六、檔案管理人員審核處理注意事項:

 (一)調案單如填寫錯誤,或手續不符規定者,檔案管理單位以退件處理,經退還查核補正後,再行借調。

 

(二)借調檔案經核符者,予以借調。如審核不實,或嚴重影響公務處理者,當按情節輕重簽請予以適當處分。

 

(三)檔案管理人員對於借調檔案依規定程序辦理未有錯誤者,使檔案妥適保管,列為考核優良事項之參考。

 

七、調案人應注意事項:

(一)收到所借檔案後,應根據調案單紀錄所載,逐項點收,如清點不符者,應即告知檔案管理人員查核補正。

 

(二)對所借檔案,應負保護與保密責任,嚴禁轉借、轉抄、拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等變更檔案內容,如有違反上項規定者,將簽請予以適當處分。

 

(三)如有特殊需要必須拆卷、影印者,應先簽會檔案管理單位同意後行之,惟使用後應即恢復原狀並彌封加蓋騎縫章歸還。

 

(四)因業務調整或職務異動時,應將所借檔案先行歸還,必須隨同公文移辦時,應以接辦人員之調案單換回原調案單,以清手續,否則發生遺失、毀損、短缺,仍由原調案人負連帶責任;若已完成換單手續,則由接辦人員(新調案人)負責。

 

(五)借調檔案應於30天期限內歸還(屬機密檔案應於7日內歸還),屆時如需繼續使用,應於歸還期限以前提出展期申請,並經單位主管或權責長官核准後,知會檔案管理單位。一般案件展期次數以三次為限,每次展期以一個月(含例假日)為限。展期次數超過三次,仍需使用檔案者,應先行歸還後,再依規定辦理借調。如為案情特殊或業務需要,應專案簽請單位主管核准辦理展期,不受展期申請每次一個月及展期次數三次之限制。調案展期以公文管理系統提出申請。

 

八、本關人員調、離職時應注意事項:

(一)本關人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其借調檔案情形。

 

(二)調、離人員,須將借調之檔案全部歸還,不得轉借。如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者,應依規定列為職務移交事項。未依規定歸還或列入職務移交者,其有妨礙公務機密或法律信證影響者,依相關法令規定議處。

 

(三)借調檔案屬機密等級案件者,調、離職前(業務整調或職務更動)應即將檔案依規定密封後歸還,如先行離職未密封時,由其業務主管或其指定人員辦理密封手續後歸還。