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修正財政部財政資訊中心檔案管理作業規定

主管機關: 財政部財政資訊中心
發文機關: 財政部財政資訊中心
發文日期: 102.01.28
發文字號: 資總字第1020000586號 函
異動性質: 修正
旨: 修正財政部財政資訊中心檔案管理作業規定
法規名稱: 財政部財政資訊中心檔案管理作業規定
明: 法規名稱更名
法規內文:

一、點收:

(一)各單位承辦人員應將已辦畢之案件進行逐件逐頁編碼,其方式如下:

1、各單位案件頁碼之編寫,涵蓋本文及其附件,先編本文,續編附件。

2、本文頁碼編寫前,應按其文件時間先後排序,早者在下,晚者在上,再予編號。如本文屬簽稿併陳者,則以簽為上,稿在下之次序編寫,其所屬附件,則各依其後連續為之。

3、附件頁碼之編寫,除書籍型式或無法隨文裝訂者外,應併同其本文連續為之。

4、各案件之頁碼,應以鉛筆編寫於每頁之左下角;但文件為雙面書寫或列印者,其背面頁碼於右下為之。

(二)承辦單位或文書單位應彙齊歸檔案件併同歸檔清單,於案件辦畢五日內送交檔案管理單位辦理點收。

(三)檔案管理單位應依據歸檔清單,逐一查檢確認歸檔案件已處理完畢,且完整正確後,方行辦理點收。如有下列情形者,檔案管理人員應於歸檔清單上註記原因及退回日期退還承辦單位或文書單位補正。補正後,再以歸檔清單送交檔案管理單位重新辦理點收。

1、案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。

2、案件污損或內容不清楚者。

3、案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。

4、案件未編列文號或文號有誤者。

5、案件未填註保存年限或分類號者。

6、案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。

7、案件逾二頁以上未蓋騎縫章者。

8、樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。

9、案件與歸檔清單之登載不符者。

10、案件未能以原件歸檔且未經簽奉單位主管核准者

(四)檔案管理單位應就歸檔案件與歸檔清單所載內容與頁數逐一核對,經確認無誤後,於歸檔清單上註記點收日期並簽章,或蓋點收章;歸檔案件如有微縮片、電子媒體、錄音帶、錄影帶或其他方式儲存之媒體者,必要時應請原承辦人員或承辦業務相關人員確認其內容無誤後彌封蓋章,始得點收。

二、立案:

(一)檔案管理人員應依據檔案分類暨保存年限區分表逐件查核案件保存年限之正確性。發現繕寫錯誤或不正確時,應予更正。

(二)各案件應賦予適當之檔號,檔號之組成應包括年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號。

三、編目:

(一)定期保存檔案之著錄項目,包括案由(名)項、發(來)文者項、文件形式項、相關編號項、日期項、媒體型式項、檔案外觀項及關聯項。

1、案由項:案由或案名之著錄來源為案件之主旨、事由或案卷封面上之案名。

2、發(來)文者項:指文書在製發過程中,負有責任或與該文書相關之機關(構)、團體或個人,通常指發文者、來文者或受文者。

3、文件形式項:包括文別、本別、密等及解密條件、應用限制及保存年限。

4、相關編號項:包括發文字號、來文字號、收文字號、全宗號、檔號、電子或微縮編號。

5、日期項:包括文件產生日期及案卷內文件起迄日期。日期項之著錄應以阿拉伯數字表示之。

6、媒體型式項:包括紙本、照片、底片、圖表、工程圖、幻燈片、微縮片、地圖、磁片、磁帶、光碟、錄音帶、錄影帶或電影片等媒體型式。媒體型式應依實著錄,但媒體型式為紙本者,可不著錄。

7、檔案外觀項:記錄檔案之數量、單位及附件。

8、關聯項:記錄該檔案與其他檔案間之關係,包括可參照之有關案件及所屬案卷。

(二)永久保存檔案之著錄項目,除上述(一)所列項目外,增列主題項及附註項。

1、主題項:依據案件或案卷本文內容,擇取足以表達檔案主題之關鍵詞彙著錄。包括案件或案卷內容涉及之事項或主題、人名、機關(構)或團體名稱、地點或地名、時間等關鍵詞彙。

2、附註項:係指檔案著錄各項目其他需要解釋和補充之事項。

(三)檔案管理人員應將檔案編目數量,作成統計,陳報機關首長,作為績效評鑑之參考,並以按月統計、按年總計方式為之。

四、保管:

(一)檔案管理人員應依下列規定辦理檔案排架作業:

1、按檔號大小順序,小者在左,大者在右,由左至右,由上至下直立排列。

2、檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。

3、檔案以直立放置為原則。

(二)檔案管理人員應依檔案之年度或檔號範圍等項目,於檔案架、櫃之隔板或封板適當位置,設置簡明之標示,並定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。

(三)定期保存檔案得以裝訂成冊或以活頁方式辦理;永久保存檔案應依下列規定事項定期裝訂成冊:

1、重新檢視確認案件上所加附之金屬物,均去除完妥。

2、每冊左右底三面對齊,檔案厚度以三公分為原則。

3、裝訂線上有字跡者應加邊托裱;字跡擴散者應予複印,並與原件併同裝訂。

4、裝訂應採棉線繩、紙釘、塑膠釘或其他不損壞檔案之材質。

5、裝訂應以結實及整齊為原則,不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案或妨害閱讀。

(四)檔案附件應依下列規定辦理裝訂:

1、檔案附件之裝訂,以與原件裝訂為原則。

2、檔案附件如難以併同裝訂時,應於附件適當位置標記檔號及收發文號後,另行存置,並於案卷目次表註明附件存放位置。

(五)檔案有遺失或毀損致無法修復之情形者,檔案管理人員應即查明原因簽報首長,並依據簽准結果,註記於檔案管理資訊系統或另作成紀錄備查。

五、銷毀:

(一)檔案管理單位每年應就清查完成之檔案或經由檔案管理資訊系統,檢出屆保存年限檔案,製作或產出擬銷毀檔案目錄,載明事項如下:

1、檔號。

2、案名。

3、案由。

4、來(受)文者。

5、收、發(來)文字號。

6、文件產生日期。

7、附件數。

8、保存年限。

(二)檔案管理單位製作完成之擬銷毀檔案目錄,應依下列程序辦理:

擬銷毀檔案目錄,送會相關業務單位表示意見。

2、擬銷毀之檔案,各單位認有延長保存年限之必要者,應簽註延長年限及具體理由;對於有文史機關請求提供之檔案,認有修正之必要者,應簽註意見。

3、擬銷毀檔案目錄,應陳首長核准;經核准延長保存年限者,檔案管理單位應於案卷目次表及檔案管理資訊系統,修正或註記檔案保存年限,並記錄檔案保存年限修正情形,作為日後修訂「檔案保存年限」之參考。

(三)擬銷毀檔案目錄經首長核准後,檔案管理單位應制定檔案銷毀計畫,載明下列事項:

1、擬銷毀檔案件數

2、擬銷毀檔案附件數

3、擬銷毀檔案現在存放地點。

4、擬銷毀時間。

5、擬銷毀地點。

6、擬銷毀方式。

(四)已銷毀之檔案,檔案管理單位應於檔案銷毀後一個月內,逐案逐件分別於檔案銷毀目錄、案卷目次表及檔案管理資訊系統註記核准銷毀之文號及銷毀日期;但全卷銷毀者,其案卷目次表得不註記之。

六、移轉:

(一)檔案管理單位應每年進行檔案清查,整理屆臨移轉年限之永久保存檔案,檔案移轉以案卷為單位,其移轉期限之計算,以案卷內文件產生之日最晚者為準;凡屆滿二十五年者,應於次年移轉檔案管理局管理。

(二)檢視屆臨移轉年限之永久保存檔案,是否為機密檔案;如屬機密檔案,於移轉前,應依國家檔案移轉辦法第三條規定檢討辦理機密等級之變更或解密事宜,其程序依國家機密保護法及行政院秘書處編印之文書處理手冊相關規定辦理機密等級變更或解密事宜。

(三)檔案管理單位將擬移轉之檔案整理後,應編製或利用檔案管理資訊系統產出「擬移轉檔案目錄」,並加裝封面。擬移轉檔案目錄應依檔號排序並載明下列事項:

1、機關名稱:記載擬移轉檔案機關名稱之全銜。

2、檔號:記載案卷之年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號。

3、案名:記載該案卷所屬之完整案名。

4、案由:記載該案卷每一案件之主旨或事由。

5、文件產生日期:記載案件之文件產生日期。

6、附件數:記載該案件所有之總附件數。

7、密等:記載案件之機密等級。

8、儲存媒體型式:案件如經微縮、電子或以其他方式儲存,記載其儲存之媒體型式。

9、備註:若有其他未盡事宜,如案件有破損、污損、無法翻閱、缺件、缺頁等狀況,應予註記。

10、審核結果:擬移轉檔案目錄,經檔案管理局審核結果之註記。

(四)檔案管理單位應每年將擬移轉檔案目錄依規定函報財政部請核轉檔案管理局審核。

(五)檔案管理單位應備妥「檔案移轉交接紀錄」一式二份,並繕打各欄相關人員之職稱與姓名後,分置於各份檔案移轉目錄之後,並加裝封面為「檔案移轉目錄及移轉交接紀錄」及空白封底頁,裝訂成冊。

(六)檔案管理單位將核定移轉之檔案,整理齊全,並使用堅韌卷夾裝訂成卷,每卷卷首應有目次表。

(七)檔案管理單位應將接管機關函送之「檔案移轉目錄及移轉交接紀錄」永久保存。

七、機密檔案作業:

(一)承辦人員歸檔:

1、使用機密檔案專用封套裝封,並確實填寫封套上各項目之內容,包括單位名稱、裝封年月日、收發文字號、案由或案名、年度、分類號、頁數、件數、附件數、案件辦理起迄時間、保存年限、機密等級及解密條件等事項。

2、於機密檔案專用封套封口加蓋騎縫章或職名章。

(二)檔案管理人員點收:

檔案管理人員依機密檔案專用封套上應記載之項目辦理點收,若記載不完整應即退回,請承辦人員補正。

(三)立案及編目:

檔案管理人員應以機密檔案專用封套上所註記之案名或案由為主立案編目,並依相同檔號、相同前案集中歸併一處置放。

(四)檔案之存放:

1、機密檔案應另備保險箱或其他具安全防護功能之箱櫃,裝置密鎖存放之。

2、機密檔案之存放場所或區域,檔案管理單位得禁止或限制人員、物品進出,並為其他必要之管制措施。

(五)清查

檔案管理人員辦理機密檔案清查,應配合業務承辦單位檢討其機密等級,並按下列規定辦理解、降密:

1、機密等級經檢討後,如已逾保密年限或已符合解密條件者,應由業務承辦單位填寫機密等級變換或註銷意見表(如附件一), 陳奉核定。案件如有其他受文機關者,於解降密後應另行文通知之。

2、已移轉檔案管理局管理之機密檔案,業務承辦單位應配合檔案管理局辦理其機密等級變更或解密事宜,並由檔案管理局辦理後續機密等級註銷之作業。

    3、機密檔案經核定變更或註銷其機密等級者,應請業務承辦單位於檔案上浮貼機密等級變更或註銷紀錄單(如附件二)後,交還檔案室點收。炶

(六)解密後處理:依一般檔案管理。

八、檢調:另依本中心九十二年五月一日資總字第92057704號函修訂之「財政部財政資訊中心檔案檢調管制作業須知」辦理。

九、應用:另依本中心九十二年五月一日資總字第92057704號函修訂之「財政部財政資訊中心檔案提供民眾應用服務須知」辦理。

十、其他未盡事宜,概依檔案法、檔案法施行細則、機關檔案管理作業手冊等有關規定辦理。

 

圖表附件: