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修正財政部監察案件追蹤管制作業注意事項

主管機關: 財政部綜合規劃司
發文機關: 財政部綜合規劃司
發文日期: 102.01.14
發文字號: 台財綜字第10215901390號 函
異動性質: 修正
旨: 修正財政部監察案件追蹤管制作業注意事項
法規名稱: 財政部監察案件追蹤管制作業注意事項
法規內文:
一、為加強財政部(以下簡稱本部)部內單位暨所屬機關辦理監察院糾正、調查及民眾陳訴案件(以下簡稱監察案件)之追蹤管制作業,特訂定本注意事項。
二、監察院與行政院共同開發之「監察案件管理資訊系統」(以下簡稱本系統)於中華民國九十年十一月一日上線運作,依據行政院函頒之「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」規定,本系統管制案件包括:監察院所提糾正及調查案件;該院函轉之民眾陳訴案件未於該系統管制,另依本部公文管理系統流程辦理,併納入本作業注意事項規範。
三、本部於收到行政院或監察院送達之監察案件,由本部秘書處先提陳部主任秘書,再行分文或分辦相關業務承辦單位(機關);本部綜合規劃司並依據部主任秘書交辦之行政院或監察院來函影本,繕發管制通知單予該業務承辦單位(機關),至案件辦結函復原來文機關或陳訴民眾,始解除追蹤管制。
四、依本系統之設計,共分為四種身分:「收發人員」、「承辦人員」、「研考人員」及「系統管理人員」,其工作內容如下:
(一)收發人員(本部秘書處):負責總收文、提陳、分文或分辦、改分;繕校、發文。
(二)收發人員(部屬機關):負責該機關收文、分文或分辦、改分;繕校、發文。
(三)承辦人員(部內單位暨部屬機關):負責單位(機關)之收文、分辦、答復函及相關附件匯入系統。
(四)研考人員(本部綜合規劃司):案件之管制追蹤、統計報表之製作及聯繫協調事宜。
(五)系統管理人員(本部資訊小組):設定本部使用者組織架構、維護使用者帳號、規劃使用者所屬系統角色及系統功能使用權。
五、本系統線上收發文流程如下:
(一)本部秘書處於線上收文(糾正及調查案件),提陳後分文至業務承辦單位(機關),各業務承辦單位(機關)於線上收文列印成案(可藉由定時檢視電子郵件之案件通知,掌握有無案件待辦),經完成內部簽核作業(單位主管或機關首長核定)後,將答復函稿送部陳核。
(二)答復監察院之函稿(或展期函稿)經陳奉  部長、次長核判後,承辦單位(機關)可依本系統代發部函機制逕行函復該院;而答復行政院及其他機關之函稿(或展期函稿)經陳奉  部長、次長核判後,依行政院之規定,承辦單位(機關)匯入答復函及其附件後,須透過本部收發人員(本部秘書處)發文。
六、由於本系統並未與本部「公文管理系統」聯結,各業務承辦單位之答復函稿送部陳核流程,須藉由本部「公文管理系統」執行,其處理流程如下:
(一)部內單位必須使用「承辦人員」身分,執行案件收文、擬辦、擬復等作業。部屬各機關則先使用「收發人員」身分執行案件收文、分文,再使用「承辦人員」身分執行案件擬辦、擬復等作業。
(二)部內單位及部屬各機關作業方式分述如下:
1.  部內單位:
收文後應將來函列印成案,將案件基本資料輸入本部「公文管理系統」,並貼上收文條碼,於完成分文、擬復及簽核作業,並陳奉  部長、次長核判或依權責代判後,依限將答復資料(含函稿及附件)匯入本系統。
2.  部屬機關:
  收文後應將來函列印成案,將案件基本資料登錄於公文管理系統,並貼上收文條碼,於完成分辦、擬復及簽核作業,循一般公文流程報部陳核或依權責代判後,依限將答復資料(含函稿及附件)匯入本系統。
3. 匯入本系統之答復函稿及附件等資料,務請確實依核定內容繕校,以免重新補正延誤時效。
七、本系統線上追蹤管制作業(糾正及調查案件),均依據監察院交辦案件之案號(如90財正00、90財調00),各案承辦單位如提請改分或研擬答復函稿,均請註明案號,以利追蹤管制。
八、承辦單位(機關)收文後,經檢視案件內容,如確定非屬主管業務範圍,應於收文當日敘明改分原因,簽復本部秘書處,據以辦理改分作業。
九、案件如確屬案情複雜或須會商其他相關機關,無法如期辦復者,請於限辦日期前衡酌所需辦理時間,敘明原因向來函機關(監察院或行政院)申請展期,展期函稿陳核流程與答復函稿作業流程相同。