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修正財政部財政資訊中心物品管理要點

主管機關: 財政部財政資訊中心
發文機關: 財政部財政資訊中心
發文日期: 102.01.28
發文字號: 資總字第1020000586號 函
異動性質: 修正
旨: 修正財政部財政資訊中心物品管理要點
法規名稱: 財政部財政資訊中心物品管理要點
法規內文:

壹、總述

一、依據:行政院961213日修正之「物品管理手冊」。

二、目的:健全公用物品管理作業制度,提升使用效能。

三、定義:財政部財政資訊中心物品管理要點〈以下簡稱本要點〉所稱物品,係指金額未達新台幣一萬元,或使用期限未達二年之設備、用品等。

四、區分:按其性質、效能及使用期限區分如下:

()消耗品:

指使用後喪失其原有效能、使用價值者,或金額在新台幣一仟元以下,如事務用品、紙張用品、電腦週邊耗材(記憶體…等參附錄)。

()非消耗品:

指質料較堅固,不易損耗,如事務用具(彩色顯示器…等參附錄)、窗簾、什項用品等。

五、規格:同類物品之式樣、大小、顏色、品質,應力求規格劃一。

六、請購:各單位請購之物品,原則以前點規格辦理。但確因特殊需要,經陳報首長或授權人核准者,不在此限。

七、分類:物品應參考財物標準分類之規定分類,並得以號碼代替名稱。

、管理:

    ()本中心一般類公用物品由秘書室統籌管理;資訊類公用物品由第四組統籌管理;微縮影公用物品由第五組統籌管理。     

    ()物品管理以物品管理系統為之,經系統處理貯存之紀錄,視為帳簿及表單。

九、保管:本中心一般類公用物品由秘書室保管;本中心資訊類公用物品由第四組保管;單位內共用之物品由單位指定專人保管;個人使用之物品由個人保管,借用之物品由借用人保管,。

貳、採購

一、物品採購原則:

    物品之採購,應依政府採購法及相關規定辦理,並以集中採購為原則。

()集中採購:

1.為有效使用資源,避免庫存過久致變質、損壞等浪費情形,秘書室、第四組應參照以往物品使用情形,估計年度需求數量、安全存量,於下年度開始前1個月擬定採購計畫。

2.集中採購應依政府採購法相關規定,按採購計畫、配合預算,簽准後辦理,並優先適用共同供應契約。

()臨時採購:由使用單位、秘書室或第四組請購。

1.採購總金額未達二萬元者,應填具「財政部財稅資料中心財物(含修繕、印製等)請購單」(以下簡稱為「請購單」,格式如附件一)請購;採購總金額達一萬元以上案件,應送會政風室。

2.採購總金額在二萬元以上者應簽報請購;如請購同類消耗品其數量過大者,應檢討納入集中採購辦理。

二、物品採購注意事項:

()採購之物品,應以堅固耐用者為主,不宜貪圖價廉,而忽視其品質。

()秘書室應憑核定之「請購單」或「簽」准案辦理採購,不得無故稽延,並須注意與請購所列之種類、規格、數量等條件是否相符。

()物品易受氣候、物理或化學作用之影響者,應慎酌請購。

三、非消耗品採購案件送會:秘書室(一般類物品)、第四組 (資訊類物品)、第五組(微縮影物品)應依財物標準分類填具使用年限(或合理使用年限)併陳;採購之非消耗品以足用及零庫存為原則。

四、物品採購案件按金額之多寡,依本中心「經費收支要點」或「採購作業要點」之核定權責層級核定之。

參、驗收:

一、秘書室()收物品,(第四組應會同驗收資訊類物品;第五組應會同驗收微縮影類物品;總金額達十萬元以上者,會計室及政風室應派員會同)如有短收、不合規格等舞弊情事,依情節輕重責令有關之驗收人員賠償或依法議處。

二、物品驗收完畢後,秘書室應將支出憑證、非消耗品增加單及發票併核定之「請購單」或「簽」准案送會計室核付款項;並於物品管理系統為增加之登記(非消耗品登記應含採購日期、使用單位、使用年限、使用人員等資料;以上資料屬資訊類之非消耗品者,由第四組提供予秘書室為增加之登記)

肆、發放、報核及異動、借用:

    一、消耗品發放、報核:

1消耗品應依實際使用需要及庫存狀況核發,同類物品,先購者先發,以免久存變質。

2、集中採購之消耗品憑「物品請領單」(格式如附件二)核發;臨時購置之消耗品憑核定之「請購單」或「簽」准案核發

3、秘書室、第四組、第五組應隨時檢查消耗品收發帳目結存數量(應與庫存數量相符),每月終了秘書室應編製「一般類消耗品收發月報表」、第四組應編製「資訊類消耗品收發月報表」,第五組應編製「微縮影消耗品收發月報表」於次月十日以前報請首長或授權人核閱。

二、非消耗品發放、報核:

1、非消耗品憑核定之「請購單」或「簽」准案核發;秘書室並應於物品黏貼標籤併同列印非消耗品增加單交使用單位(或第四組)簽收存管;使用單位(或第四組)應要求使用人於非消耗品增加單簽收保管。    

2、秘書室應依組室非消耗品清冊配合事務管理工作檢核,會同政風室、會計室每年至少實施非消耗品盤點一次,並將盤點結果作成紀錄報核。

三、異動:

使用人於單位間調動或退()職,應於原服務單位辦妥非消耗品繳還手續,並由主管派員監交;原服務單位以「物品移動單」(格式如附件三)送秘書室於物品管理系統辦理使用人變更註記;資訊類非消耗品交第四組存管。

四、借用:

單位間就存管之非消耗物品得憑「物品借用單」(格式如附件四)相互借用及催還。

伍、報:

一、消耗品:

「消耗品收發月報表」核定後,秘書室、第四組、第五組應運用品管理系統辦理除帳登記。

二、非消耗品:

()作廢原因:

1.因逾使用年限,致損壞或失去原有效能,不能整修再利用者。

2.未逾使用年限,因自然耗損,或因老舊無維修零附件生產,致損壞或失去原有效能,不能修復利用者。

 ()報廢手續:

1.由物品報廢申請單位填具「物品報廢單」(格式如附件五)敘明報廢原因,逐級報請首長或授權人核定;報廢物品交秘書室(資訊類物品交第四組)查驗。

2.秘書室、第四組應依核定之「物品報廢單」運物品管理系統辦理除帳登記。

三、廢品處理:

()報廢物品在未奉准前,應妥予保管,不得毀棄。

()報廢物品均以「物品報廢單」移送秘書室產生「廢品處理清單」。

()奉准報廢物品可作價變賣者,應依規定程序召商辦理,售得款項依規定解繳國庫。

()本中心不能利用之廢品,而其它機關或團體可予利用者,得折價或無償轉撥供應再使用。

()奉准報廢物品無可作價變賣或無可利用者,交由清潔承包廠商清運處理。

陸、責任:

一、使用人(保管人)應妥慎保管物品,如發現物品短少時,應查明原因,據實報告不得隱匿;如因疏忽而遭致損失或損壞時,依情節輕重,責令依遺失或損壞時之市價折舊賠償,或依法議處

二、遇有竊盜事件發生,應即簽請首長核悉,並立即報警,以及保持現場原狀留備偵察,並將損失物品名稱、數量開列清單,備文報案。

三、使用人(保管人)對於保管之物品,如有侵占、盜賣等情事,一經發覺,應由經管單位陳報首長懲處並依法究辦。

四、物品因天災、事變或其他不可抗力致毀損、滅失者,應依審計法施行細則第四十一條規定,檢同相關證明文件,經主管機關查明屬實轉請審計機關核准後解除其責任。

五、以上責任釐清後,案移秘書室於物品管理系統作除帳處理;秘書室應就非消耗品另行列印使用物品清冊交使用單位簽收續管,並交第四組備查。

柒、其他:

本要點如有未盡事宜,悉依物品管理手冊有關規定辦理,並依實際需要另行修正之。

捌、附錄、附件:

(一)、附錄:資訊物品分類表。(第四組得依物品特性、使用年限…隨時調整修正)。

     (二)、附件:

    附件一、財政部財政資訊中心財物(含修繕、印製等)請購單。

             附件二、財政部財政資訊中心 組(室)物品請領單。

             附件三、財政部財政資訊中心物品移動單。

             附件四、財政部財政資訊中心物品借用單。

        附件五、財政部財政資訊中心物品報廢單。
圖表附件: