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修正財政部財政資訊中心檔案檢調管制作業須知

主管機關: 財政部財政資訊中心
發文機關: 財政部財政資訊中心
發文日期: 102.01.28
發文字號: 資總字第1020000586 函
異動性質: 修正
旨: 修正財政部財政資訊中心檔案檢調管制作業須知
法規名稱: 財政部財政資訊中心檔案檢調管制作業須知
法規內文:

一、調案手續:
 借調檔案以一件或一卷或一案為單元,一次以借調二單元為限。
 本中心人員因業務需要,借調主辦業務案件應經直屬科長核准;借調本單位惟
  非調案人主辦業務案件,應經直屬科長及業務主辦科長核准;借調其他組室檔
  案,應經借調單位及主辦單位主管核准;借調機密以上等級檔案,除須由借調
  單位及主辦單位主管於調案單上蓋章同意外,並由主任秘書核准。經核准後持
  調案單送秘書室(檔案)辦理借調。業務調整移轉時,由繼受單位為業務主辦
  單位,調案依上述規定辦理。
 他機關借調本中心檔案,須備函提出申請,載明調案人員姓名、所屬單位、調
  案日期、擬調案件所屬年度、案由(名)、調用時間等;如為依法調用需載明
  法律依據、調用目的;由業務承辦單位依檔案法或其他法律規定,繕具出借與
  否意見,簽奉首長核准後復函外借(不同意外借者應述明原因函復),並填妥
  調案單併復函抄本送秘書室(檔案)辦理檔案外借。

二、調案程序:
 承辦人員依公文承辦登記簿或公文管理系統查出案件之日期、檔號、文號、案
  由(案名),確定文件已送交秘書室(檔案)歸檔,再依調案手續辦理借調。
 調案人應填製調案單(格式如附件一)二聯申請調案。檔案管理人應於調案單
  註明借出檔案之件數(或卷數或案數)、頁數、應歸還日期等;第一聯自存,
  第二聯併同借調之檔案交調案人(機關)簽收。
 檔案借出後,檔案管理人員應以檔案管理系統作成調案紀錄(調案紀錄單格式
  如附件二)
備查,並保存至該檔案銷毀或移轉後始得銷毀。

三、檔案管理人員審核處理注意事項:
 調案單如填寫錯誤,或手續不符規定者應以退件處理,經調案單位補正後再行
  借調。
 調案單經審核符合第一條規定者予以借調,如審核不實,處以記過以上處分;
  因蓄意、共謀而致生刑事責任者,送檢察機關偵辦。

四、調案人應注意事項:
 收到所借檔案後,應根據調案單所記載,逐項點收,如清點不符者,應即告知
  檔案管理單位人員查核補正。
 對所借檔案,應負保護與保密責任,嚴禁遺失、缺頁、拆散、污損、添註、塗
  改、抽換、圈點、轉借、轉抄、或非法提供他人閱覽,違者依左列規定處分:
  凡屬機密檔案,未經簽奉主任秘書核准而予摘錄、影印、複製,或未經簽奉
   首長核准而予公示、轉告、轉借予本案無關人員者,處大過(含)以上處分
   ;因而致生刑事責任者,送檢察機關偵辦;與本案無關之本中心轉借人員,
    受同等處分。
  檔案遺失、毀損、短缺者,應設法補救歸還,並視情節輕重處大過(含)以
   下處分;因而致生刑事責任者,送檢察機關偵辦。
  抽換、增刪或塗改者,處大過(含)以上處分;因而致生刑事責任者,送檢
   察機關偵辦。
  如有特殊需要必須拆卷者應會知秘書室(檔案)同意後為之;屬機密檔案者
   ,應先簽請主任秘書核准,知會秘書室(檔案)後為之。使用後應即恢復原
   狀並會同業務單位承辦人員或主管檢視內容後彌封蓋密封章或職名章。
  他機關調案人違反本條規定經查覺者,由秘書室(檔案)函請調案人所屬機
   關糾正;因而致生刑事責任者,送檢察機關偵辦。

五、檔案歸還與展期:
 借調檔案以七天為限,屆期應即歸還。如需繼續使用,應於歸還期限前以原調
  案單第二聯提出展期申請;一般檔案應經所屬單位主管核准,機密等級以上(
  含)檔案應經主任秘書核准,核定後知會秘書室(檔案)於調案紀錄修正該檔
  案之應歸還日期註記。
 借調案件展期次數以三次為限,每次展期以七天為限。展期超過三次仍需使用
  者,應先行歸還後,再依規定重行辦理借調。
 業務調整或職務異動時,應將所借調檔案先行歸還。必須隨同公文移辦時,應
  以接辦人員之調案單換回原調案單,以清手續。否則發生遺失、毀損、短缺情
  事,處原調案人以第四條第款第2目處分。
 他機關(單位)借調本中心檔案其歸還或展期期限同前,惟均應備函辦理。

六、還卷手續:
 檔案管理人員對歸還檔案,應先保持原狀,詳實檢查清點,經清點無誤,應於
  調案紀錄上歸還日期欄註記還案日期
 如確認有遺失、毀損、短缺、添註、塗改、抽換等應先洽請原承辦單位(人員
  )補正內容,經主任秘書核准後歸檔;無法補正(補全)者於簽核後於檔案管
  理系統註記備查。

七、還案稽催:
 逾期未歸還之檔案,秘書室(檔案)應以「逾期未歸還檔案稽催單」(格式如
  附件三)送交借調單位(他機關、單位)洽請催還。
 秘書室(檔案)應就借出之檔案每週定期辦理稽催,經稽催還滿三次之期限仍
  不歸還者,處調案人以記過處分,並繼續按週稽催,仍不歸還者,得連續處分
  至滿兩大過止。調案人如為他機關(單位)人員,依第四條第款第目辦理
  

八、調、離職查會:
 本中心人員調、離職時,人事單位應知會秘書室(檔案),以查檢其借調檔案
  情形。
 調、離職人員須將借調之檔案全部歸還(檔案管理人員應將經管檔案交接清楚
  )始得同意調、離職(他機關借調之檔案如仍於使用中且未屆滿歸還期限者,
  應列入職務移交事項),違者依相關法令規定議處並送檢察機關偵辦。

九、調案統計:
秘書室(檔案)應就調案數量按月統計(併同調案記錄單、逾期未歸還檔案稽
催單)按年總計陳核備查。調案數量統計表(格式如附件四

十、借調機密檔案:
  借調機密檔案應依本須知及機關檔案作業手冊第二十二章(機密檔案管理)第
  條(檢調)等規定辦理。

十一、議處查報責任:
   本須知所定各項議處事宜,均由秘書室檔案管理人員負責查察簽報,依首長
   核定辦理之;惟第三條第款及第八條第款有關檔案管理人之議處事宜由
   秘書室主任負責查察簽報,依首長核定辦理之。

十二、附記:
   本須知未盡事宜悉依檔案法、檔案法施行細則、機關檔案檢調作業要點、機
   關檔案管理作業手冊有關規定辦理