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修正財政部財政資訊中心文書處理作業要點

主管機關: 財政部財政資訊中心
發文機關: 財政部財政資訊中心
發文日期: 102.01.28
發文字號: 資總字第1020000586 函
異動性質: 修正
旨: 修正財政部財政資訊中心文書處理作業要點
法規名稱: 財政部財政資訊中心文書處理作業要點
法規內文:

壹、總 述

一、本中心各單位公文處理除依「事務管理手冊」、「文書處理手冊」、「文書流程管理手冊」之規定辦理外,應依本要點規定辦理。

二、本要點所稱文書,係指處理公務或與公務有關之全部文書。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書,機關內部通行之文書,以及公文以外之文書而與公務有關者,均包括在內。

三、本要點所稱文書處理,係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。

四、為加速文書處理,各類文書,應依本中心分層負責明細表規定,由各層主管依權責核判。

                            

貳、公文收件、分文

一、本中心公文收發區分如下:

外收發、總收發─由秘書室辦理。 

  外收發人員收到之文件應登記於外收文簿,其係急要文件、密件、電報或附有現金、票據等者,應隨收隨送總收文人員,其餘普通文件,上、下午各彙送一次。 

  人民持送之申請書件,應先檢視是否符合規定,如手續不全應指導其補齊後再簽收。

  總收文人員收到文件拆封後,應即點驗來文及附件名稱、數量是否相符,如有錯誤或短缺,除將原封套保留註明外,應以電話或書面向原發文機關查詢。

  公文附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品,應先送出納單位或承辦單位點收保管,並於文內附件欄內簽章證明。

  機密件經由機關首長指定處理人員拆封後交總收文人員登記掛號,並於總收文登記簿案由欄內註明密不錄由。

  附件應不與公文分離為原則,由總收文人員裝訂於文後,隨文附送承辦單位;附件較多或不便裝訂者,應裝袋於文後,並書明OO文號附件字樣。

  附件未到而公文先到者,應俟附件到齊後再分辦;公文如為急要文件,可先送承辦單位簽辦,其附件如逾正常時間未寄到,承辦單位應速洽詢原發文機關

  總收文人員應將誤投來文退還原發文機關;其有時間性者

得代為轉送主管機關,並通知原發文機關。

  總收文人員分文應視公文之時間性、重要性,依本中心之組織與職掌,認定承辦單位並分別在右上角加蓋單位戳後,依序迅確分辦。

  總收文人員分文如有窒礙或權責歸屬不明確之來文,總收文應提陳秘書室主任或主任秘書裁定。

組室收發─由各組室公文收發人員辦理。

 各組室收發人員,受各該組室主管之監督指揮,並兼受秘書

    室公文收發作業之指導;如有異動,應將業務有關事項交代

    繼任人員,並會知秘書室,必要時予以輔導。

  文件來人持送承辦單位者,承辦單位應補辦收文手續。

  組室收發人員就來文,經點收並鍵入公文管理系統內部書

    函經登記後,應立即分送承辦人或送請主管或副主管

    批示,依批示分送承辦人。

  承辦組室收受之文件,承辦人員如認為非屬本單位承辦者,

    應填具「公文改分文簽辦單」明理由,經

    主管或副主管簽章後交組室收發退回秘書室總收文人員

    改分,或逕行移送其他單位承辦,並通知秘書室總收文人

    員;受移單位如有意見,除不得再行移還秘書室總收文人員

    外,並應立即簽明理由陳請主任秘書裁定改分,裁定後逕行

    移送核定之承辦組室,以免輾轉延誤。

                  

、公文製作

一、字型規定:撰擬文稿應採用文書處理系統製作,文字應選用「標楷體」或「華康公文系統字型」字體,如有添註塗改,須於添改處蓋職名章。 

二、附加標示:承辦人員於辦稿時,應就系統樣版之有關欄位,分別登錄:

  受文者:登錄「如正本」或「如正、副本」或「如出席單位及人員」或「如出、列席單位及人員」等字樣。

速別:登錄「最速件」或「速件」等,普通件不必登錄。

「密等及解密條件或保密期限」:登錄「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」及解密條件或保密期限以括弧註記。如非機密件,則不必登入。

發文字號:由本中心總收文或單位收發人員配賦。

附件:應註明附件名稱及數量或其他有關字樣。

聯絡人及聯絡電話:視業務性質需要登錄。

正本及副本:分別逐一登錄機關全銜,其地址非眾所週知者請註明。

承辦人:承辦人於稿面欄位簽名或蓋章,並註明辦稿之年月日時。

檔號及保存年限:於系統樣版稿面適當位置列明,「保存年限」則參照檔案保存年限之規定填列。

頁碼:依檔案法規定,文稿及附件左下角應編寫頁碼,首頁應加寫總頁碼。

三、文稿製作:

簡簽及制式用簽均應留有各級核稿及首長批示簽章之空間,

  空間不敷使用時,加一張空白簽紙於後,應加蓋騎縫章,加

  註「請批示於次頁」並於次頁加註簽辦之文號。

處理時限:(自收文至發文為止)

最速件公文隨到隨辦。

速件公文不超過三日。

普通件公文不超過六日。

公文(或依法令)另訂有時限者,依其規定。

展期:

來文案情複雜或須經詳商或具其他理由不能如期完成者,應填具「展期申請請示單」辦理展期,以免公文稽催。

申請展期天數,由各級主管依權責核准。

裝訂

陳判文稿無論紙張大小,均以上齊、右齊裝訂(公文改以橫式書寫者以上齊、左齊裝訂)為原則

陳判文稿在十五張以內者,逕以訂書針裝訂,免加用白紙板封面。

陳判文稿在十六張以上者,應加上白紙板封面(正中間位置書寫案名,左下角註明承辦單位別、承辦日期、加蓋承辦人職名章)及封底,並打孔以黑帶子裝訂。

清稿

文稿陳判完成後,如有增刪者應送還原承辦人清稿,並檢齊原稿及附件(含電子檔),送所屬單位收發人員登錄並移送文書中心繕印發文。

文稿已送會、核判,但內容增刪修改過多者,原承辦人清稿後再陳判,惟無須再行送會。

收文經批存者,應區分永久保存定期保存年限

由單位收發登錄後,依公文處理程序辦理歸檔

四、附件製作:

附件應檢點清楚隨稿附陳。

附件有二種以上時,應分別標以附件一、附件、..,並應以籤條(見出紙)標明。黏貼標籤以突出文件上緣三至四公分為度,以整齊美觀為原則。

附件宜儘量以電子檔製作,並於稿面附件欄項書寫「電子檔名」。

附件如不及或不能隨稿附送時,應註明「封發時,請向承辦人或某某人洽取附件」字樣。

有時間性之公文其附件不及隨文送出,應註明「文先發,附件另送」字樣,補送附件時應註明總發文號碼。

五、會稿、會簽:

各單位於其他單位送會之簽稿,如有意見應即提出,如未提意見,一經會簽即認為同意,應共同負責。

會辦單位對於文稿有不同意見時,應由主辦單位綜合修改後

,再送陳判,會銜者亦同。

主辦單位彙總會辦意見綜合修改後,應將其他組室之會簽意見簽紙裝訂於原稿(簽)之後,以利各級核稿人員核稿。

非政策性之緊急文稿,為爭取時效,得先發後會。

已於簽陳中會核之案件,如稿內所敘與會核時並無出入,應不再送會,以節省時間及手續。

會稿會簽時限如下:

  最速件:一小時。

  速 件:二小時。

  普通件:四小時。

公文處理時限不因公文送會而受影響,送會單位應控制在會稿會簽時限內辦結。

 

肆、發文

一、文書除稿本外,必要時得視其性質及適用範圍,區分為正本

、副本、抄本或影印本或譯本。正本及副本均用規定公文紙打繕,蓋用印信或章戳,副本並須於文面右上角加蓋「副本

」戳記。抄本及譯本無須加蓋機關印信或章戳,但文面應分別加蓋「抄本」或「譯本」戳記。若以電子文件行文者,得不蓋用印信或章戳。「抄本」各欄位內之文字應與原稿同,並送交承辦人留存。

分繕人員收到判行待發之文稿,應注意稿件之緩急並詳閱文稿上之批註後交繕。

繕打人員對交繕之文稿,如認其不合程式或發現原稿有錯誤或可疑之處時,應先請示主管或向承辦人查詢改正後再行打繕。 

繕打人員對文件內之金額、數字、人名、地名、日期或較重要之辭句不得因繕打錯誤而任意添註、塗改及挖補。

繕打人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時,均應列印抄本送請校對。

公文繕打完畢後應由校對人員負責校對,校對人員應注意繕打公文之格式、內容、標點符號與原稿是否相符。

校對人員如發現原稿有疑義或有明顯誤漏之處,應洽承辦人予以改正;文內之有關數字、人名、地名及時間等應特加注意校對。

八、重要公文及重要法案經校對人員校對後,為慎重計宜送請承辦人複校後再送發。

九、公文電子交換後,應於公文原稿加蓋「已電子交換」章戳。

十、電子公文傳送失敗,應以重送或改以紙本方式發文。改以紙本方式發文時應通知系統維護人員協助查明原因,於傳送失敗清單上註明理由,請繕印人員重新列印,持以用印再行發文。

十一、任何文件,非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者,不得蓋用印信

十二、監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤,應即退請承辦單位補行陳判或更正後再行用印

十三、文件經蓋印後,由監印人員在原稿正面加蓋「已用印信」章戳,並於原稿加蓋監印人員職章,送由發文人員辦理發文手續

十四、不辦文稿之文件,如需蓋用印信時,應先由申請人填具「蓋用印信申請表」,陳奉核定後,始予蓋用印信。 

十五、總發文人員對待發之公文,應詳加檢查核對,如有漏蓋印信、附件不全或受文單位不符者應分別退還補辦。 

十六、凡體積較大數量過多之附件需另寄者,應在公文附件項下註明「附件另寄」字樣,並應在附件封面書明某字號之附件同時付郵。

、本中心內部各單位送發之文件,應以有關公務者為限,由單位收發人員登記送文簿送交外收發人員遞送。

 

伍、文書簡化

一、無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件,應逕予存查。

二、無機密性之通案、機關首長到任就職、地址變更、電話變動、年度發文代字號或其他一般性通報週知事項,應登載於電子公布欄,以代替行文。

三、不屬於本機關主管業務或職權範圍之來文,承辦單位可逕以移文單移送主管機關,不必退還總收文人員。

四、急要文書,高級主管人員應儘量自行辦稿,以節省核轉之時間及手續。

五、特急文件需會辦者,應逕行面洽,儘量避免登錄遞送承轉等手續。 

六、附件以正本為限,如需附送副本收受機關或單位,應在「副本」項內之機關或單位名稱下註明「含(均)附件」或「含OO附件」。

 

陸、文書稽催

一、文書稽催亦稱公文時效管制,乃各級主管之職責,為加速文書處理、提高行政效率,各級主管應隨時注意文書處理過程,並適時提出檢討改進。

二、本中心由文書單位負責辦理文書稽催,各組室並應指派專人負責辦理單位內部公文稽催工作。

三、文書應依規定期限辦結或各級長官核定期限辦結

四、文書稽催單位或組室收發人員,應隨時將公文處理情形建檔,以為公文檢查、催辦及銷號、製表依據。

五、文書稽催單位或組室收發人員,對超過時限仍未簽辦或送會逾時之公文,應於每週二、五列印催辦單稽催,承辦人員於接獲催辦單後,應於二日內答復,並立即簽辦或核會,如仍不簽辦又不將延辦理由答復者,應簽報上級議處。

六、文書稽催單位或組室收發人員,應予再對上次稽催仍未辦理者作第二次稽催,如預定辦畢日期延展過久或仍有積壓延誤,致影響案情者,應按情節輕重,簽報上級議處。

七、各級單位主管對所屬承辦之公文,應隨時檢查有無逾限情事

,予以督催,並注意公文品質及本身處理時限之遵守,其疏於督催致有貽誤時,應負共同責任。

八、文書稽催單位應定期依公文登記表之紀錄或總收文簿或公文管理系統等所記載之公文處理過程,按各單位公文處理時效

,分別確實統計,詳盡分析,並製表簽報機關首長或主任秘書核閱。

 

柒、文書保密

一、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。本中心處理機密文書,應遵照國家機密保護法規與其施行細則及其他法規外,並依本要點及各有關保密之規定辦理。

二、國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」;一般公務機密文書列為「密」等級。不同等級之機密文書合併使用或處理時,以其中最高之等級為機密等級。

三、本中心應以機密文書處理內部業務機密事項如下:

密碼(語)編撰及分析技術事項。

檢舉或告密案件。

人事異動及考核、考績、獎懲等尚未公開之文書。

會議決定之機密事項。

重要案件正在商討、調查或處理中之事項。

工程預算及決標前之底價等事項。

涉及個人尊嚴或名譽,不宜公開事項。

機關職員人事資料名冊。

其他依法應行保密事項。

四、承辦人員於簽擬機密性之文書時,應按保密價值區分其機密等級,並予註記,不宜濫用機密等級。各級主管於核(判)機密文件時,對所區分之機密等級是否適當,宜一併核定之。

五、經區分有機密等級之文書,依規定應同時註明解密條件,其各項解密條件如下:

本件於公布時解密。

本件至某年某月某日解密。

本件於工作完成或會議終了時解密。

附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者)。

其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。

六、機密文書對外發文時,屬於國家機密之「絕對機密」或「極機密」者,由承辦人員或指定人員傳遞,必要時得派武裝人員或便衣人員護送。屬「機密」者,由承辦人員或指定人員傳遞,或以外交郵袋或雙掛號函件傳遞。「密」等級者,須切實密封後按一般人工傳遞方式辦理。

七、密封封套之紙質,須不能透視且不易破裂,封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記。正面註明機密等級,外加一般公文封套,但外封套不再蓋機密等級戳記。

八、機密文書如非必要,應儘量免用或減少副本。

九、機密文書非經權責主管核准,不得攜出辦公處所。

十、機密性之會議資料,應編號分發;會議結束當場收回;與會人員如需留用時,應經主席核准並辦理借用簽收。

十一、機密文書發文後,業務主管人員,應隨時或定期查核,其須變更機密等級或解密者,應即按規定辦理變更或解密手續

十二、機密文書保管、處理人員調離職務時,應將所保管之機密文書,逐項點交單位主管或指定人員接管,並列冊陳核。 

十三、本中心員工對於本中心任何文書,除經特許公開者外,應遵守公務員服務法第四條之規定,絕對保守機密,不得洩漏

十四、各級人員經辦案件,不得以職務上之機密作私人談話資料

。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。

十五、機密文書之核判、會簽、會稿時,承辦人應行持陳、持會

,且不得交予本案有關之當事人或與本案無關之他人。

十六、職務上不應知悉或不應持有之公文資料,不得探悉或持有

。因職務而持有之機密文件,應保存於辦公處所,並隨時檢查,無繼續保存之必要者,應繳還原發文單位,無法繳回者應銷毀之。

 

捌、公文檢核

一、公文檢核重點

公文處理時效:

公文時效登錄及統計是否確實。

公文遞送能否掌握時效。

是否依公文性質分類(一般公文、立委質詢案件、人民陳情案件、人民申請案件等)。

逾處理時限公文是否辦理稽催作業。

承辦公文有無利用存查銷號規避稽催情形。

公文處理是否依限辦結。

逾處理時限公文是否依規定申請展期,並說明理由及簽注時日。

會辦公文受會單位是否依限辦理。

是否依規定自行辦理公文檢核作業。

文稿是否依規定加蓋「決行戳章」,判行是否充分授權,並符合分層負責規定。

無機密之通報性公文,是否利用「電子公布欄」方式公布,以減少公文量。

是否建立代理人制度,使公文分辦後能迅速處理,不因承辦人公出或休假,未能適時分案而等待處理時間。

例行性之文稿、人事任免案件是否使用定型稿,以提昇公文處理時效。

其他。

 公文處理品質:

公文內容涵義能否把握重點、文字簡潔扼要。

撰擬文稿或檢陳資料時,涉及法令條文或解釋函令者,是否有全文影印附卷,並裝訂整齊,俾供參核。

公文中稱謂用語如「貴」、「鈞」、「大」等;法律用字如「部『分』」、「公『布』」等;法律用語如罰金用「科」不用「處」等,是否依「文書處理手冊」有關公文用語及法律統一用字、用語規定。

承辦人及相關核稿人員是否依規定於文面適當位置蓋章或簽名,並押署時間(例如十一月八日九時或縮寫1108/0900

,以明責任。

公文歸檔時是否依「檔案分類暨保存年限區分表」規定填入適當之檔號及保存年限。

簽辦公文是否針對案情提出具體處理意見或解決方案。

附加標示是否註明。

撰擬文稿是否以一字一碼為原則。「正本」、「副本」受文者是否逐一書明全銜,俾利電子公文交換作業。

承辦文稿有附件時,是否於附件欄書明附件名稱及數量。

文稿中使用「貴機關」、「台端」等,若置於句首或行首,是否依規定毋須再空格。

公文(簽、函稿)末頁無具體內容者,是否於該頁裝訂線左側以括弧加註案由及文號,以資識別。

公文是否依規定裝訂或用籤條標明相關資料。

一頁以上之文稿是否加印(蓋)騎縫章或職章。

其他

 

二、公文檢核時機

平時稽催:文書中心總收文人員於每週二、五列印稽催單辦理稽催作業。稽催單經各單位主管或副主管核閱後送交文書中心總收文人員立卷備查。

定期檢核:

 1.各單位至少每半年(四月、十月)應自行檢核一次。

本中心對各單位至少每年檢核一次。

不定期檢核:由財政部視實際需要,對所屬各機關進行檢核

本中心辦理定期或不定期查考,依據查考結果,予以改進缺失。必要時依規定辦理獎懲。

 

三、獎懲

對文書流程管理有重大績效,符合下列情形之一者,應斟酌實際情形,簽請獎勵:

1.公文處理數量、速度、品質、內容難易度等方面均有優良表現者。

登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實而於文書流程管理制度之落實推動有重大貢獻者。

辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。

文書流程管理制度之革新或改進建議,經採行確具績效者

對文書流程管理有重大缺失,具下列情形之一者,視其情節輕重,簽請懲處:

1.「登錄不確實」、「統計不確實」致文書流程管理原則不能落實,情形嚴重者。

無故積壓公文情形嚴重者。

損毀、棄置、遺失公文或檔案者。

對分文推諉拒收,或有異議而未依規定儘速申請改分或提陳,致延宕處理時效者。

各級主管人員對各類有時效性之核判公文,未能儘速核批或核後未交下,致重大違誤逾期者。

對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理情形嚴重者。

逕收來文或交辦案應登記而未送文書人員登記,致影響案情者。

對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改紀錄者。

玖、本中心文書處理電子交換部分,請依據本中心九十二年一月廿

    二日資總字第92710224號函訂之「財稅資料中心公文電子交換

    收發文處理程序一般原則」規定辦理。

拾、本要點自發布日起實施,如有未盡事宜得隨時簽報修訂之