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檢送本關修正後「接待來訪外賓處理作業規定」等17項行政規則及各該修正對照表,自即日起生效,請 查照。

主管機關: 財政部關務署臺北關
發文機關: 財政部關務署臺北關
發文日期: 102.01.14
發文字號: 北普祕字第1021001239號 函
異動性質: 修正
旨: 檢送本關修正後「接待來訪外賓處理作業規定」等17項行政規則及各該修正對照表,自即日起生效,請 查照。
法規名稱: 財政部關務署臺北關檔案檢調管制作業事項
法規內文:

一、調卷:
(一)所借調(閱)之檔案,以與承辦業務有關者為限。檔案之借調,以
      一件或一卷或一案為單元。
(二)因業務需要,借調非主管業務之案件時,須會主辦單位同意(授權
      由課長級以上主管核准),並由調案人(承辦人員)及業務主辦課
      長於調案單上蓋章同意;如借調機密等級以下者,則借調單位及主
      辦單位均須由單位主管核准;如借調極機密以上等級者應經主任秘
      書核准。
(三)民眾依法申請檔案閱覽、抄錄或複製時,由總收文單一窗口收件後
      ,依申請內容交業務承辦單位受理申請,由承辦人員辦理調卷,審
      核檔案內容性質,簽奉權責長官核准或駁回,最遲應自受理之日起
      三十日內,以書面通知申請人審核結果,並統一於「閱覽室」閱覽
      、抄錄或複製檔案。
(四)依法有權調閱檔案之機關
單位,借調檔案時須備函提出申請,並應
      載明法律依據、調用目的及調用期間,由業務承辦單位簽奉權責長
      官核准後,依規定辦理調卷外借,並負責稽催之責。
二、調卷手續:
(一)承辦人員依公文承辦登記簿或公文管理系統查出案件之案由(案名
      )、年份、收發文號或檔號;確定文件已送交檔案管理單位歸檔,
      再依規定寫調案單送檔案管理單位借調。
(二)退承辦單位續辦案件,因未能以原件歸檔,須俟發文後,來文交由
      文書單位登記送交承辦人員簽收續辦;送文簽收簿送交檔案管理單
      位,賡續辦理還卷及稽催等相關作業。
三、調案單填寫事項:
(一)檔號欄:八十四年以前之公文,於公文管理系統查詢無相關資料時
      免填,由檔案管理人員借出時查填。
(二)收文號欄:填公文文號,如有併案者,應將併案相關文號一併填寫
      
(三)來文字號欄:借調來文之案件,填來文代字及文號,並加年份。
(四)發文字號欄:借調發文之案件,填發文代字及文號,並加年份。
(五)來(受)文者欄:借調收文案件者,填來文單位名稱:借調發文案
      件者,填受文單位名稱;如為收發文案件者,可擇一填寫。
(六)案由欄:摘述案件主要之案由或案名。
(七)數量欄:由檔案管理人員填寫;如借調全案,由調案人於數量欄,
      填寫「全案總件數」。
(八)主任秘書欄:借調極機密以上等級之檔案,應陳請主任秘書核准。

(九)業務單位主管蓋章欄:借調機密等級以下之檔案,須加蓋單位主管    職名章。
(十)直屬主管課長蓋章欄:借調一般檔案,由業務直屬主管課長加蓋職
      名章。
(十一)調案人蓋章欄:加蓋調案人員職名章。
(十二)年月日具借欄:填借調日期。
(十三)借調檔案之調案單格式
如附件一
四、緊急調卷:
(一)承辦人員先以電話,將所需借調檔案之「案件之案由(案名)、年
      份、收發文號」等,告知檔案管理單位檔案管理人員,並將調案單
      傳真以利核對辦理,俟調案單正本後補,即與傳真單合併歸檔。
(二)如不須借出,只須傳真文件時,填妥調案單及備註欄加註「傳真」
      兩字,並經陳核後傳真檔案管理人員據以傳送相關資料。
(三)機密檔案不得以傳真方式處理,一律依調卷手續辦理。
五、檔案管理人員審核處理注意事項:
(一)調案單如填寫錯誤,或手續不符規定者,檔案管理單位以退件處理
      ,經退還查核補正後,再行借調。
(二)
將借調之檔案,應依規定使用「借出文案卷隨案紀錄」(格式如附
      件二),浮貼或彌封附卷加蓋騎縫章,依記錄各欄填寫妥當,並登
      錄「調案登記簿」(格式如附件三),送交調案人簽收始可借調。
(三)借調檔案經核符者,予以借調。如審核不實,或嚴重影響公務處理
      者,當按情節輕重簽請予以適當處分。
(四)檔案管理人員對於借調檔案依規定程序辦理未有錯誤者,使檔案妥
      適保管,列為考核優良事項之參考。
六、調案人應注意事項:
(一)收到所借檔案後,應根據借出文案卷隨案紀錄所載,逐項點收,如
      清點不符者,應即告知檔案管理單位人員查核補正。
(二)對所借檔案,應負保護與保密責任,嚴禁轉借、抄錄、拆散、影印
      、塗改、污損、抽換、宣示於他人,或增刪其內容,如有違反上項
      規定者,將簽請予以適當處分。
(三)如有特殊需要必須拆卷、影印者,應先簽會檔案管理單位同意後行
      之,惟使用後應即恢復原狀並彌封加蓋騎縫章歸還。
(四)因業務調整或職務異動時,應將所借檔案先行歸還,必須隨同公文
      移辦時,應以接辦人員之調案單換回原調案單,以清手續,否則發
      生遺失、毀損、短缺,仍由原調案人負連帶責任;若已完成換單手
      續,則由接辦人員(新調案人)負責。
(五)經按規定手續於檔案單位特定處所查閱檔案而不借出者,閱畢,須
      在該卷所附「借出文案卷隨案紀錄」備註欄加註「借閱」兩字並簽
      章。
(六)借調檔案應於三十天期限內歸還(屬機密檔案應於七日內歸還),
      屆時如需繼續使用,應於歸還期限以前提出展期申請,並經直屬主
      管(課長)、單位主管或權責長官核准後,知會檔案管理單位。一
      般案件展期次數以三次為限,每次展期以一個月(含例假日)為限
      。展期次數超過三次,仍需使用檔案者,應先行歸還後,再依規定
      辦理借調。如為案情特殊或業務需要,應專案簽請單位主管核准辦
      理展期,不受展期申請每次一個月及展期次數三次之限制。展期申
      請請示單格
式如附件四
七、還卷手續:
(一)調案人員
      1.將所有借調檔案(卷)歸還,並索回調案單,以清手續。
      2.由檔案管理單位借出之檔案不可隨新案歸還,應分別辦理「新案
        歸檔」與「借調還卷」;如為退承辦單位續辦案件,應於續辦併
        案之發文或存查案件之第一頁右下角適當處列明「退承辦單位續
        辦相關文號」,將相關案件連同送文簽收簿一併交檔案管理單位
        ,以利點收及歸還之處理。
(二)檔案管理人員
      1.對歸還檔案,應先保持原狀,詳實審查清點,經核無誤後,於調
        案單加蓋有單位、檔案管理人員及日期等之「還訖」戳記,將調
        案單退還調案人。

      2.於調案登記簿及借出文案卷隨案紀錄註明歸還日期予以銷號並                            

簽章。   

      3.前項調案登記簿及借出文案卷隨案紀錄,應保存至該檔案移轉或
        銷毀後,始可銷毀之,以利查考。
八、借調稽催:
(一)檔案管理人員對於逾期未歸還之檔案,應以「逾期未歸還檔案稽催
      單」(格式如
附件五)送交業務單位洽請催還。
(二)所借檔案,經逾期催還三次以上(定期每月月底辦理稽催),仍不
      歸還時,且無正當理由者,由檔案管理單位主動簽請權責長官核議
      予以適當處分。
(三)對借調逾期未歸還之檔案,切實依規定辦理稽催認真盡責者,列為
      考核優良事項之參考。
九、調、離職查會:
(一)本關人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其
      借調檔案情形。
(二)調、離人員,須將借調之檔案全部歸還,不得轉借。如屬依法調用
      或機關借調且未屆滿歸還期限者,應依規定列為職務移交事項。未
      依規定歸還或列入職務移交者,其有妨礙公務機密或法律信證影響
      者依相關法令規定議處。
(三)借調檔案屬機密等級案件者,調、離職前(業務整調或職務更動)
      應即將檔案依規定密封後歸還,如先行離職未密封時,由其業務主
      管股長辦理密封手續後歸還。
立法理由: