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為配合102年組織改造,檢送修正後「財政部關務署臺中關檔案申請應用作業要點」、「財政部關務署臺中關檔案保存價值鑑定小組設置要點」及「財政部關務署臺中關檔案庫房安全管理作業要點」各1份,請 查照。

主管機關: 財政部關務署臺中關
發文機關: 財政部關務署臺中關
發文日期: 102.01.08
發文字號: 中普秘字第1021000536號 函
異動性質: 修正
旨: 為配合102年組織改造,檢送修正後「財政部關務署臺中關檔案申請應用作業要點」、「財政部關務署臺中關檔案保存價值鑑定小組設置要點」及「財政部關務署臺中關檔案庫房安全管理作業要點」各1份,請 查照。
法規名稱: 財政部關務署臺中關檔案申請應用作業要點
法規內文:
一、財政部關務署臺中關(以下簡稱本關)為方便民眾、法人或團體申請應用檔案資料,依據行政程序法、政府資訊公開法、檔案法、檔案法施行細則暨機關檔案管理作業手冊等法令規定訂定本要點。
二、本要點所稱檔案,指本關依照管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。
三、申請應用之檔案,有檔案法第十八條所定下列情形之一者,本關得予拒絕:
(一)有關國家機密。                                  
(二)有關犯罪資料。
(三)有關工商秘密。
(四)有關學識技能檢定及資格審查之資料。
(五)有關人事及薪資資料。
(六)依法令或契約有保密之義務。
(七)其他為維護公共利益或第三人之正當權益。
四、申請閱覽、抄錄或複製本關檔案,以案件或案卷為單位;檔案內容含有本要點第三點各款所定限制應用之事項者,應僅就其他部分提供之。檔案應用,以提供複製品為原則,有使用原件之必要者,應於申請書載明其事由。
五、申請閱覽、抄錄或複製本關檔案,應事先填具「財政部關務署臺中關檔案應用申請書」(附件一),申請書應載明下列事項:
(一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住 (居)所。
(二)有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號;如係意定代理者,並應提出委任書(附件二);如係法定代理者,應敘明其關係。
(三)申請項目。
(四)檔案名稱與內容要旨。
(五)檔號或收發文字號。
(六)申請目的。
(七)有使用檔案原件之必要者,其事由。
(八)申請日期。
申請書之送達方式得以親自持送或以書面通訊方式為之。其經電子簽章憑證機構認證後,亦得以電子傳遞方式申請。
六、本關受理檔案應用申請書後,分文至權責承辦單位辦理。承辦單位應依據申請書所載事項,確認其正確性,如有誤繕者,應以另紙方式補正檔號、檔案名稱或內容要旨相關資料。
七、本關承辦單位檢查申請案件是否符合規定,如有不合規定或資料不全者,應通知申請人七日內補正;逾期不補正或無可補正者,得駁回申請。受理申請,應儘速辦理,最遲應自受理之日起三十日內,以書面通知申請人審核結果。如有補正資料者,審核期限自申請人補正之日重行起算。
八、本關承辦單位為審核檔案應用申請准駁之需要,得向檔案管理單位借調檔案原件。
九、本關承辦單位應就檔案內容得否提供應用先擬妥審核通知書,併同檔案應用審核表,必要時簽會該檔案所涉業務單位,徵詢其意見;檔案如有應限制公開或提供之部分,應先予註記後,陳權責長官批示。
十、申請人以電子簽章憑證機構認證之傳遞方式請求應用檔案或於申請書上註明電子傳遞位址者,審核通知書得以電子傳遞方式為之。
十一、經審核核准應用檔案或經審核駁回者,承辦單位應以「財政部關務署臺中關檔案應用申請審核通知書」(附件三),檢附「財政部關務署臺中關檔案應用審核表」(附件四)回覆申請人,副本並送檔案管理單位,以利統計應用。
十二、申請案件經核准者,承辦單位應就核准應用項目於檔案應用約定日期前備妥檔案,並將備妥之檔案併同申請書影本及「檔案應用簽收單」(附件五)送檔案管理單位保管放置一處待用。承辦單位應視檔案重要性及案情需要,必要時指派承辦人陪同申請人應用檔案。
十三、核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,承辦單位應採「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之,在不影響資料判讀原則下,得以下列方式處理:
     (一)檔案可拆卷者,將不宜公開之部分抽離後提供應用。
(二)檔案不可拆卷者,將不宜公開之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。
承辦單位應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於「檔案應用簽收單」告知申請人。
十四、非紙質類檔案提供應用前之準備應注意下列事項:
(一)電子檔案:得視實際需要加註浮水印或其他必要之處理。
(二)攝影類檔案:提供應用應使用複製品。
(三)錄影(音)類檔案:提供拷貝帶或經數位儲存之電子影音檔案副版。
十五、申請人依審核核准通知應用檔案時,如需提供檔案複製郵寄服務者,承辦單位應先收取申請人繳交之郵資、手續費及複製費用後,將檔案複製品併同收據寄交申請人並辦理調案歸還。
十六、申請人至本關指定處所閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示審核通知書及備有本人照片之身分證明文件,並填妥「檔案閱覽室使用登記表」(附件六),經檔案管理人員收驗審核通知書及身分證明文件或委任書,始得進入閱覽處所。
十七、檔案管理人員將檔案交付申請人使用,應請其於「檔案應用簽收單」確認內容、頁數及件數後簽名。
十八、申請人閱覽或抄錄檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列行為。如有發生下款所列情形者,本關得停止其閱覽或抄錄;其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。
(一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
(二)拆散已裝訂完成之檔案。
(三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
十九、抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及其相關規定辦理。
二十、檔案應用完畢,檔案管理人員應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形;如有污損、破壞等不當使用情形,應於「檔案應用簽收單」註記後,依檔案法第二十六條及相關規定辦理。
二十一、申請人應用檔案應於當日歸還,且不得攜出指定閱覽處所;如未能於當日應用檔案完畢者,檔案管理人員應於「檔案應用簽收單」上註記應用情形後,先辦理還卷,並與申請人另約定日期,再行調閱應用。
二十二、申請人閱畢檔案應即歸還,檔案管理人員經點收無訛後,於「檔案應用簽收單」上註記還卷並將一聯交付申請人。
二十三、申請人於檔案應用完畢還卷後,檔案管理人員應依檔案管理局所定「檔案閱覽抄錄複製收費標準」(附件七)與「檔案複製收費標準表」(附件八),向申請人收取閱覽、抄錄或複製檔案之費用,並開立「自行收納款項統一收據」或掣發「國庫專戶存款收款書」,交申請人至代收國庫銀行收稅處繳納後,併同檔案複製品及身分證明文件交予申請人。
二十四、承辦單位如有借調檔案原件者,檔案管理單位應於申請人檔案應用完畢後,主動辦理調案歸還程序。
二十五、為了解檔案應用成效,檔案管理單位應按月統計檔案申請應用情形,並作成紀錄(附件九、十、十一、十二)。