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修正「財政部財政資訊中心檔案清查計畫」,自即日生效。

主管機關: 財政部財政資訊中心
發文機關: 財政部財政資訊中心
發文日期: 106.09.13
發文字號: 資總字第1060002924號 函
異動性質: 修正
旨: 修正「財政部財政資訊中心檔案清查計畫」,自即日生效。
法規名稱: 財政部財政資訊中心檔案清查計畫
法規內文:
一、依據
(一)檔案法施行細則第八條
(二)機關檔案保管作業要點
(三)機關檔案管理作業手冊第十二章―入庫管理
二、目的
藉由定期與不定期檔案清查作業,及時掌握財政資訊中心〈以下簡稱本中心〉檔案保存現況,依需要採取相關補救措施,俾利執行檔案續存、銷毀、移轉、移交等後續作業,以維護檔案之管理。
三、檔案清查時機
(一)定期清查
依「檔案續存」、「定期保存檔案屆滿保存年限辦理銷毀」、「永久保存檔案屆滿移轉期限(二十五年)辦理移轉予檔案管理局」等三項作業規定,本中心檔案管理單位〈秘書室〉就所有保管之檔案應於每年三月至八月進行清查一次(含損壞檔案補救等後續處置),並以全部保管之檔案清查完畢為原則,各單位應就以上三項作業配合完成續存、銷毀、移轉與否之確認事宜。
(二)不定期清查
  1.因天災、自然或人為破壞,就檔案實際損壞部分立即清查(含補救後
   續處置)。
  2.因機關裁撤、改組或部分業務移撥,配合檔案移交專案小組,就移交
範圍檔案進行清查(含補救後續處置)。
四、檔案清查人員
依本中心保管檔案之數量,按實際作業需要由檔案管理人員調派增減檔案清查人力。
五、檔案清查經費
依本計畫第八點,就損壞檔案採取必要補救措施時,視需要申請檔案清查經費。
六、檔案清查作業
依照檔案目錄對所保管檔案,逐案或逐件進行核對並檢查其保存狀況,其作為如下:
(一)備妥檔案清查清單
秘書室依檔案清查範圍,由本中心檔案目錄系統產生或備妥本中心檔案
清查清單(如附表1),作為清查核對之依據。檔案如尚未建置目錄,得先
以目次表進行核對後,再以文號與檔號對照表逐一查核。
(二)讀架
檔案管理人員應就清查範圍進行整架工作,確認各卷檔案已依檔號順序
上架並放置適當位置,再開始進行檔案清查工作。檔案如有錯置情形,
應立即將其調整至正確位置。
(三)進行清查
檔案管理人員依檔案清查清單所載內容與架上放置檔案對照查核以下事項:
1.確認各案案卷或案卷內之案件與檔案清查清單所載之檔號、案名、案
由等資訊一致且排列順序相同,或與該案卷目次表所列資訊及順序相
符。
2.查檢檔案是否已依必要辦理微縮或電子儲存。
3.查檢檔案保存狀況。
4.經檔案目錄核對後,同一案卷內之各件檔案如有排列順序錯誤情形,
應立即將其調整至正確位置,但無須註記於檔案清查清單。該錯置案
件如為先前核對時註記不在架上之案件,除將檔案歸回正確位置外,
並應修正該項註記。
(四)註記清查清單
檔案經清查後,檔案管理人員應於檔案清查清單之「檔案狀況」欄勾選,並將後續相關處理事項註記於「處理建議」欄:
1.檔案清查清單所列之檔號、案名、案由等編目資訊有誤者,應依檔案
編目規範有關規定修正目錄之相關紀錄。
2.檔案若有短少時(即有目無案),應先查檢是否為提供借調或調用等狀
況。有前開情事者,應於檔案清查清單「處理建議」之其他欄項補
註;經查證如確定遺失,應填具本中心「遺失檔案清單」(如附表
2),並依「機關檔案管理作業手冊」之11.4.6.2規定辦理。
3.檔案在架上卻未記載於目錄者(即有案無目),應依檔案編目規範有關
規定進行目錄增補工作。
4.檔案未編列保存年限者,應依本中心所定檔案保存年限區分表進行補
列。
5.定期保存檔案經微縮、電子複製儲存者,得視需要調整其保存年限。
6.檔案有蟲蛀、霉蝕或破損者, 應依「機關檔案管理作業手冊」之
13.4至13.4.1.2規定辦理。
7.案卷有散落現象者,應重新裝訂,並依「機關檔案管理作業手冊」之
12.4.1.1規定辦理。
8.永久保存檔案尚未裝訂者,應進行裝訂,並依「機關檔案管理作業手
冊」之12.4.1.1規定辦理。
9.檔案卷數量增加,致使原架位不敷使用時,應重新規劃架位,以利新
進檔案之典藏。
(五)統計清查結果
檔案清查完畢後,檔案管理人員應依本中心「檔案清查清單」統計清查結果;統計項目應包括下列各項:
1.清查檔案之總卷數。
2.清查檔案之總件數。
3.待處理之檔案卷(件)數。
4.遺失之檔案卷(件)數。
(六)撰報檔案清查報告書
完成檔案清查統計後,秘書室應依清查統計結果作成本中心「檔案清查報告書」〈格式如附表3〉,並檢附「檔案清查清單」等相關清單附件,陳報權責長官核閱。檔案清查報告書應載明下列事項:
1.清查原因
2.清查時間
3.清查範圍
4.清查數量
5.清查狀況
6.附件
7.處置建議
8.報告人員
9.報告時間
七、機密檔案清查
機密檔案清查作業,秘書室應依「機關檔案管理作業手冊」之第二十二章機密檔案管理規定辦理。
八、後續處置
當檔案發生破損、脆裂及蟲蛀、霉蝕等不利保存情事,秘書室應儘速依「機關檔案管理作業手冊」之13.4至13.4.1.2規定辦理。
九、其他
(一)配合本中心現行保有公文檔案之現況,檔案清查範圍暫以紙質檔案為限。
(二)本計畫未盡事宜概依「機關檔案管理作業手冊」辦理並視需要修正之。
圖表附件: